8 tipov na efektívny time manažment počas home office

Nevieš si efektívne organizovať pracovný čas pri práci z domu? Naši kolegovia v msg life Slovakia ti poradia, ako zvládajú prácu na náročných projektoch a efektívne využívajú pracovný čas aj počas home office.Deň má 24 hodín. Osem z nich venujeme za ideálnych okolností spánku. Zostáva nám tak 16 hodín, ktoré delíme medzi pracovný alebo produktívny a voľný čas. Pri flexibilnom pracovnom čase je často náročné skĺbiť prácu s voľným časom tak, aby sme nemuseli robiť nadčasy na úkor voľného času a našich záujmov. Spýtali sme sa našich kolegov, aké sú ich tipy na efektívny time manažment počas práce z domu.

Excelovať v práci, byť dobrý partner, mať čas na rodinu, priateľov a obľúbené koníčky, udržiavať sa v dobrej kondícii a napredovať. To sú ciele, ktoré má väčšina z nás, no nedarí sa nám ich zakaždým všetky dosiahnuť. Občas sme unavení, leniví, chaotickí v práci, ale aj v osobnom živote. Väčšinu týchto problémov však dokáže vyriešiť efektívny time management. Ak si doprajeme dostatok času na spánok, odbúrame únavu. Ak vidíme výsledky našej práce, motivuje nás to prekonávať lenivosť. A ak všetko dobre naplánujeme, zostane nám viac voľného času. Je to tak aj v praxi? Spýtali sme sa našich kolegov z rôznych pozícií, ako zvládajú všetky povinnosti na home office a čo im pomáha.

1.  Ranné vtáča ďalej doskáče

Nie nadarmo sa hovorí, že skoré ranné vstávanie ide ruka v ruke s výkonnosťou. Pravidelné skoré ranné vstávanie zlepšuje a optimalizuje váš výkon nielen na home office. „Rád si pospím, ale je fakt, že skorým vstávaním a skorším začiatkom práce toho stihnem oveľa viac,“ tvrdí náš softvérový developer Jaro. Potvrdzuje to aj naša HR manažérka Veronika: „Som ranné vtáča. Môj deň je dlhší, a tak aj výkonnejší!“

Ak nepatríš medzi ranostajov, občas sa oplatí prekonať sa. A to aj počas home office, keď zvykneme poľaviť od všetkých našich návykov: „Odkedy sme prešli do ,korona´ režimu a pracujeme z domu, vstanem o dve hodiny neskôr, no potom pracujem dlhšie,“ priznáva test manažér Paťo.

2.  Nezabúdaj na pohyb

Zobudiť sa a začať naplno pracovať môže byť niekedy náročné. Telu aj našej mysli často pomôže malá rozcvička, beh, plávanie či fitko. Fyzická aktivita má vplyv aj na duševné zdravie. Po nej je človek nielen výkonnejší, ale aj šťastnejší vďaka záplave endorfínov. „Po cvičení som viac nabudený a pozitívne naladený,“ potvrdzuje náš developer Michal. Cvičenie navyše nemusí byť len povinnosť: „Cvičenie vnímam ako skvelý oddych. Môžem povedať, že po rannej rozcvičke je deň omnoho krajší a človek zvláda niektoré veci ľavou zadnou,“ prezrádza personalistka Veronika.

Ak sa cvičeniu radšej venuješ večer, určite je to lepšie ako necvičiť vôbec. Vyhneš sa stuhnutému svalstvu po dni strávenom za počítačom: „Po cvičení som skôr unavený, preto sa mu s výnimkou rannej rozcvičky venujem až po práci,“ priznáva migračný technik Michal. Pre ranné aj večerné cvičenie majú naši zamestnanci možnosť využiť firemnú telocvičňu. „Pred lockdownom som pravidelne chodila cvičiť do nášho fitka už o šiestej ráno, aby som mohla večer tráviť s rodinou,“ tvrdí naša office manažérka Zuzka.

3. Práca bez zbytočných rušivých elementov

Nie všetky zariadenia, ktoré nám majú zefektívniť prácu, to aj robia. Príkladom je smartfón. Hoci obsahuje mnoho nápomocných aplikácií, ktoré pomáhajú aj pri práci, veľmi ľahko nás dokáže vyrušiť akákoľvek bezvýznamná notifikácia. Človek tak môže ľahko podľahnúť prokrastinácii a pozornosť venuje úplne inej činnosti, než akú mal v pláne.

Najjednoduchším riešením je odložiť telefón bokom. „Smartfón je pri práci pomocník aj prekliatie,“ priznáva developer Tomáš. Existuje mnoho aplikácií, ktoré nás upozornia, že na zariadení trávime pridlho času. Niekedy však upozornenia na mobile môžu poslúžiť aj inak: „Mobil využívam na pripomienky, aby som sa každú hodinu na pár minút postavil do počítača a ponaťahoval sa,“ tvrdí softvérový inžinier Maroš.

Našli sa však aj kolegovia, ktorí priznali, že ich mobil nerozptyľuje. „Telefón mám v práci pri sebe, ale využívam ho aktívne, až pokiaľ mi nezatelefonuje kuriér, ktorý mi nesie balík. Vtedy sa veľmi rád nechám rozptýliť,“ tvrdí test manažér Paťo.

4. Vytváraj si zoznamy

Ušetriť kopec času môžeš aj plánovaním úloh. Prehľadný to-do list ti pomôže preniesť všetky potrebné úlohy z hlavy na papier či do aplikácie. Existuje snáď krajší pocit ako prázdny zoznam úloh? Niekedy nás to dokonca motivuje. „Robím si checklisty a niekedy stihnem viac, ako som si naplánovala,“ tvrdí HR manažérka Veronika. Ich forma je pritom iba na tebe. Naša office manažérka Zuzka využíva zošit, migračný technik Tomáš preferuje malé lepiace papieriky a test manažér Paťo rôzne aplikácie. „Veľmi aktívne využívam Outlook Tasky a Xmind. V Outlooku sa dajú nastaviť aj pripomienky, prípadne využívať funkciu pozvánok,“ tvrdí.

Ak však nestihneš všetko v jeden deň, nevadí. Tvoj zoznam ťa počká, podstatné je, že na nič nezabudneš. „Stane sa, že sa vyskytnú veci, ktoré treba riešiť ihneď, a to program nabúra. Niekedy preto stihnem menej. Ale nevadí, čo nestihnem dnes, to začnem robiť ako prvé na ďalší deň,“ hovorí naša Zuzka.

5. Motivuj sa

Téme, ako sa správne motivovať aj počas home office, sme venovali samostatný článok. Základom však zostáva, že ciele a odmena sú hnacím motorom, ktorý nás podnecuje k napredovaniu. „Občas sa odmením masážou, jedlom, alebo si objednám nejakú drobnosť,“ priznáva software developer Michal. „Niekedy mojej psychike pomôže, keď sa odmením. Najčastejšie sú to knihy alebo dobrý obed,“ tvrdí office manažérka Zuzka.

Niektorí kolegovia však uviedli, že preferujú dobrý pocit z odvedenej práce či pochvalu. Uznanie je totiž pri práci tiež veľmi dôležité. „Rád sa rozmaznávam a doprajem si hocičo príjemné, ale viac mi chutí pocit dobre odvedenej práce,“ tvrdí migračný technik Tomáš. „Skôr ma motivuje, ak moju prácu niekto ocení,“ súhlasí s Tomášom aj naša personalistka Veronika.

6. Šetri svoj čas

Mnohí obľubujú stretnutia, pretože to je príležitosť socializovať sa. „Preferujem osobné stretnutie, som spoločenský a výrečný typ,“ priznáva náš migračný technik Tomáš. „Osobné stretnutie je menej formálne a príjemnejšie,“ súhlasí test manažér Paťo. Pandémia a práca z domu náš však všetkých prinútila naučiť sa fungovať online a tým nás aj niečo naučila. „Zistila som, že online meeting je efektívnejší,“ tvrdí HR manažérka Veronika. „Online komunikácia je rýchlejšia,“ súhlasí softvérový inžinier Maroš.

Iní túto formu preferujú aj preto, že sa cítia komfortnejšie. „Preferujem mailovú komunikáciu, naozaj nerada telefonujem. Ak však treba vyriešiť rozsiahlejší problém, či je potrebné prebrať väčšiu tému s viacerými kolegyňami, uprednostňujem online meeting alebo osobné stretnutie,“ priznáva manažérka Zuzka. Vedel si napríklad, že schôdzky anglickej kráľovnej zvyknú trvať len 20 minút? Ak za tento čas dokáže Alžbeta II. vyriešiť vážne sociálno-politicko-ekonomické otázky, určite sa to podarí aj tebe.

7. Poriadok či organizovaný chaos

Organizovanosť je základným predpokladom dobrého time manažmentu, netýka sa to však iba delenia práce, ale aj prostredia. Ak pracujeme v chaotickom prostredí, tak nielenže strácame čas hľadaním vecí, ale navyše nás takýto neporiadok aj rozptyľuje. „Nedokážem tak pracovať, štve ma to,“ priznáva developer Michal. „Efektívne dokážem pracovať iba vtedy, ak mám poriadok. Aj preto mám teraz počas home office vytvorenú ,vlastnú´ kanceláriu,“ tvrdí HR vedúca Veronika. „Musím mať upratané inak ma to znervózňuje,“ súhlasí vývojár Maroš.

Mnohí však výraz neporiadok chápu rôzne. Ak ide o chaos, v ktorom sa vyznáš, potom by sme ho mohli nazvať svojím vlastným osobným systémom. „Mám okolo seba svoj organizovaný chaos, ktorý úspešne zvládam,“ priznáva office manažérka Zuzka. „Einstein mal taktiež ,organizovaný´ neporiadok,“ súhlasí migračný technik Tomáš. „Správny ,pracovný´ neporiadok je dôležitý,“ dodáva developer Jaro.

8. Vytváraj si rituály

Rituály a zabehnuté zvyky neexistujú náhodou. Slúžia na organizovanosť a disciplínu. Aj preto každý pracovný týždeň začína v pondelok a každý pracovný deň približne o 8.00 ráno. Ak si podobné normy zavedieš vo svojom živote aj ty a budeš ich dodržiavať, zostane ti voľný čas aj na iné aktivity. „Mojou dlhoročnou rutinou sú checklisty s deadlinami. Fungovala som tak už počas vysokej školy a zadania som tak stíhala v predstihu,“ priznáva personalistka Veronika. „Pomohli mi nastaviť si dobrý režim. Ľudia sú tvory rutiny,“ konštatuje inžinier Maroš.

Iným kolegom zase ich zvyky pomáhajú po psychickej stránke či pri sústredení, čo taktiež priamo súvisí s lepšou výkonnosťou v práci na home office. Naša Zuzka napríklad rada počúva hudbu, pri ktorej sa uvoľní a neruší ju okolitý hluk. Migračný technik Tomáš zase preferuje rannú rozcvičku a test manažér Paťo oddych. „Pomáha mi ísť sa viackrát denne prejsť na terasu a dopriať si dobrú kávu. Počas home office si snažím dopriať si aj plnohodnotnú polhodinovú prestávku na obed, pri ktorej trochu vypnem,“ tvrdí.

Čo si z toho odniesť?

Práca z domu môže byť efektívna, ak sa budeš držať niekoľkých dôležitých zásad. Patria k nim najmä dostatok spánku, skoré ranné vstávanie, vytvorenie vlastných rituálov, pravidelný pohyb, eliminácia rušivých vplyvov, dôsledné plánovanie úloh, dobrá motivácia, ktorá ťa bude poháňať vpred, či objavenie vlastného spôsobu, ako si udržať poriadok vo veciach a jednotlivých úlohách. Takýmto spôsobom dokážeš účinne bojovať s prokrastináciou, únavou či návalom práce, ale zároveň ti zostane priestor na voľný čas.