Efektívna komunikácia znižuje chybovosť a zvyšuje produktivitu nielen v práci. Ako ju dosiahnuť?

Na otázku čo je komunikácia nachádzame definíciu, že je to verbálny alebo neverbálny proces výmeny informácií, myšlienok, názorov alebo pocitov medzi jednotlivcami alebo skupinami s cieľom preniesť správu a zabezpečiť, aby bola správne pochopená.

Naproti tomu, pri otázke, čo je efektívna komunikácia, hovoríme o schopnosti vyjadrovať sa jasne, počúvať s porozumením, byť otvorený k názorom druhých a prípadne riešiť konflikty alebo nedorozumenia. Urýchľuje proces vykonávania jednotlivých úloh a poskytuje niekoľko spôsobov, ako sa dostať k cieľu. Aj napriek tomu, že je dôležitým aspektom, v mnohých pracovných kolektívoch chýba. Dôvodom je, že nie je prirodzená a človek sa jej musí priučiť. Čo všetko si tento typ komunikácie vyžaduje?

Čo je efektívna komunikácia?

Na pochopenie efektívnej komunikácie je nutné porozumieť klasickej komunikácii, s ktorou sa stretávame na pravidelnej báze. Komunikácia je základným aspektom ľudského styku a má niekoľko funkcií:

• informovať – pomocou komunikácie môžeš odovzdať správu, doplniť inú alebo oznámiť nejakú skutočnosť;
• inštruovať – naučiť, nariadiť a naviesť niekoho na niečo;
• vyjednať a dohovoriť sa – dospieť k nejakému riešeniu alebo dohode, vyriešiť konflikt;
• pobaviť – zlepšiť náladu, rozptýliť alebo rozveseliť iného človeka, prípadne viacero ľudí;
• presvedčiť – dosiahnuť, aby adresát zmenil svoj názor.

Komunikácia nemusí byť len hovorená. Môže byť aj písomná, prípadne vo forme gest, mimiky a pohybov tela. Niektorí do tejto skupiny radia aj oblečenie a celkový výzor človeka.

Efektívna komunikácia je jedným zo základných druhov komunikácie. Predstavuje taký typ rozhovoru, pri ktorom sa jasne smeruje k nájdeniu optimálneho riešenia. Je zrozumiteľná, priama a spravidla nekonfliktná. Snaží sa dôjsť k záverom vhodným pre obe strany. Považuje sa aj za asertívnu. Asertívna komunikácia znamená to, že umožňuje vyjadrovať vlastné názory a potreby s rozhodnosťou, avšak adekvátne a ohľaduplne voči ostatným.

Žiaľ, nie je prirodzená. Dôvodom je najmä fakt, že v rámci nej musíš zahodiť svoje predsudky a mať otvorenú myseľ, čo nie je až také ľahké. Každý z nás má veci, ktorým verí, a strany, ku ktorým je naklonený viac.

Hoci sa niektorí ľudia vedia vyjadrovať lepšie od narodenia, túto schopnosť musia neustále rozvíjať. Len tak si zaistia, že aj v náročnej konverzácii dospejú k nejakým záverom.

Zásady efektívnej komunikácie

Každá efektívna komunikácia má niekoľko zásad. Ak ich budeš dodržiavať, môžeš si byť istý, že konverzácie s kolegami alebo nadriadenými budú oveľa príjemnejšie. K výsledku alebo nejakému riešeniu sa dostanete rýchlejšie, a to bez toho, aby ste sa pohádali alebo sa navzájom urazili.

Ak sa chceš naučiť základy efektívnej komunikácie, drž sa týchto pravidiel:

1.    Aktívne počúvaj

Počúvanie je jedným zo základných prvkov komunikácie. Druhého človeka nemáš počúvať len preto, aby si odpovedal, ale aj preto, aby si mohol zistiť jeho postoj. Z toho, čo povie, si o ňom môžeš utvoriť mienku. Zistíš, či máte spoločné názory alebo ste úplne odlišní.

Na pracovisku sa mnohokrát stáva, že pracovníci sa dostatočne nepočúvajú. Takéto ignorovanie spôsobuje únik potrebných informácií, čo vedie k znižovaniu efektivity komunikácie. Veci, ktoré mohli byť zrejmé už na začiatku, sa musia opakovať. Tým sa predlžuje čas na dokončenie úlohy a znižuje sa samotný výkon zamestnancov.

Vo všeobecnosti platí, že čím hlbšie spojenie je medzi ľuďmi, tým viac sa počúvajú. Zameraj sa preto na budovanie dobrých pracovných vzťahov. Zaistíš si tým, že pri rozprávaní nebudeš ignorovaný. Navyše členovia tvojho tímu si k tebe vybudujú dôveru.

Odporúčame ti...

Keď máš nejakú dôležitú informáciu, stretni sa s kolegom osamote, napríklad v tichej kancelárii. Tam sa môžete pokojne porozprávať bez toho, aby pri konverzácii zvonili telefóny či aby vás niekto vyrušoval. Kolega ti tak bude schopný venovať svoju úplnú pozornosť, vďaka čomu pochopí všetko, čo mu povieš.

2.    Buď priamy

Chodenie okolo horúcej kaše alebo nejasné rozprávanie ešte nikdy nikomu nepomohlo. V práci sa vyjadruj jasne. Povedz, čo chceš urobiť alebo s čím potrebuješ pomôcť. Zabudni na zdĺhavé príbehy a vysvetľovanie. Väčšina nemá čas počúvať, ako si sa k pracovnej úlohe dostal. Chcú vedieť, čo majú robiť.

Ak svojim kolegom alebo podriadeným povieš hneď, čo potrebuješ, s veľkou pravdepodobnosťou to urobia. Ak však pred samotnou prosbou povieš tri príbehy s piatimi zápletkami, zmätieš ich.

K projektu alebo práci nezabudni poskytnúť potrebné údaje, ako napríklad fakty, čísla a štatistiky. Keď máš ešte nejaké detaily, priprav si ich hneď. Nenechaj ostatných čakať. Ich sústredenie sa znižuje každou minútou. Na svoj monológ sa dobre priprav.

3. Nepreskakuj z jednej témy do druhej

Efektívna komunikácia v organizácii znamená presnosť, jasnosť a celistvosť. Prvé dve sme si už vysvetlili. Čo však znamená celistvosť? Jednoducho to, že pri rozprávaní budeš dokončovať vety a myšlienky. Skákanie z témy na tému rozhodí teba aj poslucháčov.

Keď sa nevieš sústrediť na jednu vec, spíš si body. Podľa nich začni o jednotlivých veciach hovoriť. Najprv opíš bod číslo jeden. K dvojke sa presuň až vtedy, keď je kolegom všetko jasné.

Ďalej dbaj na samotné vety. Dlhé súvetia a nekonečné vety sa nielenže ťažko tvoria, ale aj počúvajú. Vo vetách nesmie chýbať logickosť. Vyhoď z nich tzv. vatu vo forme slov proste, totiž, akože, vlastne, no, hej, v každom prípade či zásadne. Tieto slová vete zvyčajne nič nedodajú a zbytočne celý prejav predlžujú.

Výhodou celistvosti je, že keď dohovoríš, ostatní ľudia nebudú mať veľa dodatočných otázok. Vyhneš sa tým zdĺhavému vysvetľovaniu niektorých vecí, čo by znižovalo efektivitu komunikácie.

4. Zameraj sa na neverbálnu komunikáciu

Slová sú v komunikácii dôležité, no nezabudni, že celú situáciu ovplyvňuje aj reč tvojho tela. Gestikulácia sa vo všeobecnosti považuje za symbol sebavedomého a odvážneho človeka. To isté platí o vystretom postoji. Keď sa hrbíš a ruky máš spustené vedľa tela, na ľudí nepôsobíš najlepšie. Vyzeráš utiahnutejšie a nesrší z teba žiadna autorita.

Používanie neverbálnej komunikácie počas rozprávania pomáha budovať silnejší vzťah s ostatnými, nehovoriac o tom, že ňou dokážeš efektívnejšie odovzdať svoje posolstvo. Nemysli však len na seba. Sleduj aj gestikuláciu ostatných rečníkov. Pomôže ti to lepšie interpretovať to, čo chcú povedať.

Na neverbálnej komunikácii sa dá veľmi ľahko zapracovať. Môžeš vyskúšať kurzy či prečítať si knihy a zaujímavé články. Inšpirovať sa môžeš aj niektorými známymi osobnosťami, ktoré podobné kurzy absolvovali. S pribúdajúcimi skúsenosťami sa ti zlepší prejav a uľahčíš si konverzáciu s ostatnými.

Odporúčame ti...

Gestikulácia a mimika sú skvelé, no zbytočne to s nimi nepreháňaj. Mohlo by to mať presne opačný účinok. Dôvod je ten, že počúvajúci sa zameria skôr na tvoje pohyby tváre či rúk, ako na to, čo hovoríš.

5. Informuj ostatných v tíme

Ak chceš byť efektívny komunikátor, ostatných by si mal informovať, o čom ideš hovoriť. Budú sa môcť pripraviť na to, čo ich čaká, a spravia si všeobecnú predstavu o rozhovore. Ďalšou výhodou informovania je skutočnosť, že poslucháči si ľahšie osvoja všetky poznatky.

Ak vopred povieš tému a kľúčové body, ostatní budú vedieť, čo očakávať. Ty sám im to následne ešte niekoľkokrát zopakuješ, čím sa uistíš, že ťa efektívne počúvajú.

6. Nepodliehaj stresu

Stres a úzkosť majú negatívny vplyv na tvoj prejav. Sú príčinou nelogického rozprávania a skákania z témy na tému. Ešte predtým, ako sa s niekým začneš zhovárať, zopakuj si, čo mu chceš povedať. Keď je toho viac, sprav si stručné poznámky na papier alebo do telefónu.

Ďalším krokom je zbavenie sa stresu. Môže sa to zdať ako náročný proces, no v skutočnosti ti stačí osvojiť si niektoré základné dychové cvičenia. Pred konverzáciou si môžeš aj zacvičiť.

Odporúčame ti...

Ak sa nevieš zbaviť stresu, vyskúšaj rôzne kurzy. Naučia ťa, ako vypustiť napätie von z tela, aby ťa zbytočne nesužovalo.

7. Nezabudni na empatiu

Jednou zo zásad efektívnej komunikácie je pochopenie druhého a rešpektovanie jeho názoru. Ak tak chceš urobiť, nesmie ti chýbať empatia. Len prostredníctvom nej sa dokážeš vcítiť do pocitov iných ľudí.

Keď má niekto úplne iný názor ako ty, povedz mu, že ho chápeš, no tvoje hodnoty sú iné. Nesnaž sa s ním za každú cenu bojovať alebo hádať. S takýmto človekom by si sa nikdy nedostal k žiadnemu cieľu. Ak sa chcete na niečom dohodnúť, musíte obaja ustúpiť a nájsť kompromis.

8. Poskytni spätnú väzbu

Poskytnutie spätnej väzby v komunikácii je dôležitejšie, ako sa zdá. Ide o jednu zo základných zručností. Vieš ňou ukázať, že si druhého skutočne počúval. Tvoja spätná väzba nemusí byť príliš dlhá alebo komplikovaná. Stačí, keď povieš jednu alebo dve vety.

Tipy, ako zlepšiť komunikačné zručnosti

Nie každý vie, ako efektívne komunikovať. Pre niekoho je to veľmi prirodzené, pre iného nie. Ak patríš k ľuďom, pre ktorých nie je prirodzené rozprávať pred inými, netreba sa ničoho báť. Existuje niekoľko tipov, ako si svoj prejav a počúvanie druhých zlepšiť:

• Buď stručný a konkrétny. Stručnosť sa v dnešnom rýchlom svete cení. Jej nevýhodou však je, že v jej dôsledku sa niekedy vynechávajú základné veci. Svoj prejav alebo monológ sa snaž skrátiť, no buď dostatočne konkrétny. Vynechaj balast a zameraj sa len na údaje, fakty a čísla.
• To, čo chceš povedať, si dobre premysli. Bojíš sa, že budeš hovoriť nelogicky a zložito? To, čo chceš povedať, si najprv premysli v hlave. Spíš si osnovu a následne to povedz. To isté platí aj pri písaní správ a e-mailov. Po napísaní si ich prejdi ešte raz a oprav chyby.
• Zapisuj si dôležité veci. Keď je komunikácia zdĺhavá, zapisuj si dôležité veci. Neskôr sa k nim môžeš vrátiť a doplniť ich, prípadne si ich dať hovoriacim vysvetliť. To isté platí aj vtedy, keď hovoríš. Ak nechceš na nič zabudnúť, spíš si základné body.
• Komunikáciu prispôsob osobe, s ktorou sa rozprávaš. Používanie neologizmov a skratiek síce nie je zakázané, no uisti sa, že človek, s ktorým sa rozprávaš, im rozumie.

Efektívna komunikácia má niekoľko zásad. Ak ich dodržíš, môžeš sa tešiť z tých najlepších výsledkov. Lenže nie každý má dar rečníctva či rozprávania. Keď ti chýba, pomôž si našimi praktickými tipmi. Uvidíš, pomôžu ti vyjadrovať sa logicky a zrozumiteľne a jasne. Efektívna komunikácia je v pracovnej sfére dôležitá nielen na vedúcich pozíciách, ale aj na pracovnej pozícii, pri ktorej sa vyžaduje tímová práca. Prezri si naše pracovné ponuky a vyber si takú, ktorá spĺňa tvoje očakávania.