Efektívna komunikácia znižuje chybovosť a zvyšuje produktivitu nielen v práci. Ako ju dosiahnuť?

Dokáže vyriešiť množstvo pracovných, ale aj osobných komplikácií. Efektívna komunikácia urýchľuje proces vykonávania jednotlivých úloh a poskytuje niekoľko spôsobov, ako sa dostať k cieľu. Napriek tomu, že je dôležitým aspektom, v mnohých pracovných kolektívoch chýba. Dôvodom je, že nie je prirodzene daná a človek sa jej musí priučiť. Čo všetko si tento typ komunikácie vyžaduje?

Čo je efektívna komunikácia?

Na porozumenie pojmu efektívna komunikácia je nutné pochopiť klasickú komunikáciu, s ktorou sa stretávame na pravidelnej báze. Komunikácia predstavuje základný aspekt ľudského styku a má niekoľko funkcií:

• informovať – pomocou komunikácie môžeš predať správu, doplniť inú alebo oznámiť nejakú skutočnosť,
• inštruovať – naučiť, nariadiť a naviesť niekoho k niečomu,
• vyjednať a dohovoriť sa – dospieť k nejakému riešeniu alebo dohode, vyriešiť konflikt,
• pobaviť – zlepšiť náladu, rozptýliť alebo rozveseliť iného človeka, prípadne viacero ľudí,
• presvedčiť – dosiahnuť, aby adresát zmenil svoj názor.

Komunikácia nemusí byť len hovorená. Môže byť takisto písomná, prípadne vo forme gest, mimiky a pohybov tela. Niektorí do tejto skupiny radia tiež oblečenie a celkový výzor človeka.

Efektívna komunikácia je jedným zo základných druhov komunikácie. Predstavuje taký typ rozhovoru, pri ktorom sa jasne smeruje k nájdeniu optimálneho riešenia. Je zrozumiteľná, priama a spravidla nekonfliktná. Snaží sa dôjsť k záverom vhodným pre obe strany. Považuje sa takisto za asertívnu, lebo rešpektuje názor druhého a jeho dôstojnosť.

Žiaľ, nie je prirodzená. Dôvodom je najmä fakt, že v rámci nej musíš zahodiť svoje predsudky a mať otvorenú myseľ, čo nie je až také jednoduché. Každý z nás má veci, ktorým verí a strany, ku ktorým je naklonený viac. Hoci sa niektorí ľudia dokážu lepšie vyjadrovať „od narodenia“, túto vlastnosť musia neustále rozvíjať. Len tak si zaistia, že aj v náročnej konverzácii sa dostanú k nejakým záverom.

Zásady efektívnej komunikácie

Každá efektívna komunikácia má niekoľko zásad. Ak ich budeš dodržiavať, môžeš si byť istý, že konverzácie s kolegami alebo nadriadenými budú oveľa príjemnejšie. K výsledku či nejakému riešeniu sa dostanete rýchlejšie, a to bez toho, aby ste sa pohádali alebo sa navzájom urazili. Ak sa chceš naučiť základy efektívnej komunikácie, drž sa týchto pravidiel:

1. Aktívne počúvaj

Počúvanie je jedným zo základných prvkov komunikácie. Druhého nemáš počúvať len kvôli tomu, aby si odpovedal, ale aby si mohol zistiť jeho postoj. Z toho, čo povie, si o ňom môžeš vytvoriť mienku. Zistíš, či máte spoločné názory alebo ste, naopak, úplne odlišní.

Na pracovisku sa mnohokrát stáva, že pracovníci sa navzájom dostatočne nepočúvajú. To spôsobuje únik potrebných informácií, čo vedie k znižovaniu efektivity komunikácie a v konečnom dôsledku i celkovej práce. Veci, ktoré mohli byť zrejmé už na začiatku, sa musia opakovať. Tým sa predlžuje čas na dokončenie úlohy a znižuje sa samotný výkon zamestnancov.

Vo všeobecnosti platí, že čím hlbšie spojenie je medzi ľuďmi, tým viac sa počúvajú. Zameraj sa preto na budovanie dobrých pracovných vzťahov. Zaistíš si tým, že pri rozprávaní nebudeš ignorovaný. Plus, členovia tvojho tímu si vybudujú k tvojej osobe dôveru.

Odporúčame ti...

Keď máš nejakú dôležitú informáciu, stretni sa s kolegom osamote, napríklad v tichej kancelárii. Tam sa môžete pokojne porozprávať bez toho, aby pri konverzácii zvonili telefóny či aby vás niekto vyrušoval. Kolega ti tak bude schopný venovať svoju úplnú pozornosť, vďaka čomu pochopí všetko, čo mu povieš.

2. Buď priamy

Chodenie okolo horúcej kaše ani nejasná komunikácia ešte nikomu nikdy nepomohli. V práci sa vyjadruj jasne. Povedz, čo chceš urobiť alebo v čom potrebuješ pomôcť. Spätná väzba od kolegov je dôležitá. Zabudni na zdĺhavé príbehy a vysvetľovania. Väčšina nemá čas počúvať, ako si sa k pracovnej úlohe dostal. Chcú vedieť, čo majú robiť. Ak svojim kolegom alebo podriadeným povieš hneď, čo potrebuješ, s veľkou pravdepodobnosťou to urobia. Pokiaľ však pred samotnou prosbou povieš tri príbehy s piatimi zápletkami, zmätieš ich.

K projektu či práci im nezabudni poskytnúť potrebné údaje, ako napríklad fakty, čísla a štatistiky. Keď máš ešte nejaké detaily, priprav si ich hneď a nenechaj ostatných zbytočne čakať. Ich sústredenie sa totiž znižuje každou minútou. Na svoj monológ sa preto dobre priprav.

3. Nepreskakuj z jednej témy do druhej

Efektívna komunikácia v organizácii znamená presnosť, jasnosť a celistvosť. Prvé dve sme si už vysvetlili. Čo však znamená celistvosť? Jednoducho to, že pri rozprávaní budeš dokončovať vety a myšlienky. Skákanie z jednej témy do druhej rozhodí nielen teba, ale najmä tvojich poslucháčov.

Ak sa nevieš sústrediť na jednu vec, spíš si body. Podľa nich začni o jednotlivých veciach hovoriť. Najprv opíš bod číslo jeden a k dvojke sa presuň až vtedy, keď je kolegom všetko jasné. Dbaj pritom aj na samotné vety. Dlhé súvetia a nekonečné vety sa nielenže ťažko tvoria, ale takisto sa náročne počúvajú.

Vo vetách nesmie chýbať logickosť. Vyhoď z nich „vatu“ vo forme výplnkových slov, ako proste, totiž, akože, vlastne, no, hej či každopádne. Tieto slovné barličky nemajú žiadnu výpovednú hodnotu a zbytočne celý prejav predlžujú. Výhodou celistvosti je to, že keď dohovoríš, ostatní ľudia nebudú mať veľa doplnkových otázok. Vyhneš sa tým zdĺhavému vysvetľovaniu, ktoré by znižovalo efektivitu komunikácie.

4. Zameraj sa na neverbálnu komunikáciu

Slová sú v komunikácii dôležité, no nezabudni, že celú situáciu ovplyvňuje aj reč tvojho tela. Gestikulácia sa vo všeobecnosti považuje za symbol sebavedomého a odvážneho človeka. To isté platí o vystretom postoji. Keď sa hrbíš a ruky máš spustené vedľa tela, na ľudí nepôsobíš najlepšie. Vyzeráš viac utiahnuto a nevyžaruje z teba žiadna autorita.

Používanie neverbálnej komunikácie počas rozprávania pomáha budovať silnejší vzťah s ostatnými, nehovoriac o tom, že ňou dokážeš efektívnejšie odovzdať svoje posolstvo. Nemysli však len na seba. Sleduj tiež gestikuláciu ostatných rečníkov. Pomôže ti to lepšie interpretovať to, čo chcú povedať.

Na neverbálnej komunikácii sa dá veľmi ľahko zapracovať. Môžeš vyskúšať kurzy či prečítať si knihy a zaujímavé články. Inšpirovať sa tiež môžeš niektorými známymi osobnosťami, ktoré podobné kurzy absolvovali. S pribúdajúcimi skúsenosťami sa ti zlepší prejav a uľahčíš si konverzáciu s druhými.

Odporúčame ti...

Gestikulácia a mimika sú skvelé, no zbytočne to s nimi nepreháňaj. Mohlo by to mať presne opačný účinok. Dôvod je ten, že počúvajúci sa zameria skôr na tvoje pohyby tváre či rúk, ako na to, čo hovoríš.

5. Informuj ostatných v tíme

Ak chceš byť efektívny komunikátor, ostatných by si mal informovať, o čom plánuješ hovoriť. Budú sa tak vedieť pripraviť na to, čo ich čaká a spravia si všeobecnú predstavu o rozhovore.

Ďalšou výhodou informovania je skutočnosť, že poslucháči si ľahšie osvoja všetky poznatky. Ak vopred oznámiš tému a kľúčové body, ostatní budú vedieť, čo očakávať. Ty sám im to následne ešte niekoľkokrát zopakuješ, čím sa uistíš v tom, že ťa aktívne počúvajú.

6. Nepodliehaj stresu

Stres a úzkosť majú negatívny vplyv na tvoj prejav. Sú príčinou nelogického rozprávania a skákania z jednej témy do druhej. Ešte predtým, ako sa s niekým začneš zhovárať, si zopakuj, čo mu chceš povedať. Keď je toho viac, sprav si stručné poznámky na papier alebo do telefónu.

Ďalším krokom je zbavenie sa stresu. Môže sa to zdať ako náročný proces, no v skutočnosti ti stačí osvojiť si niektoré základné dychové cvičenia. Pred konverzáciou si môžeš aj zacvičiť, čo ti taktiež pomôže upokojiť sa a uvoľniť sa.

Odporúčame ti...

Ak sa nevieš zbaviť stresu, vyskúšaj rôzne kurzy. Naučia ťa, ako vypustiť napätie von z tela, aby ťa zbytočne nesužovalo.

7. Nezabudni na empatiu

Jednou zo zásad efektívnej komunikácie je pochopiť druhého a rešpektovať jeho názor. Ak tak chceš urobiť, nesmie ti chýbať empatia. Len prostredníctvom nej sa dokážeš vcítiť do pocitov iných ľudí.

Keď má niekto úplne iný názor ako ty, povedz mu, že ho chápeš, no tvoje hodnoty sú iné. Nesnaž sa s ním za každú cenu bojovať alebo hádať. S takýmto človekom by si nikdy k ničomu nedospel. Ak sa chcete na niečom dohodnúť, musíte obaja ustúpiť a nájsť kompromis.

8. Poskytni spätnú väzbu

Poskytnutie spätnej väzby v komunikácii je dôležitejšie, ako sa zdá. Ide o jednu zo základných zručností. Vieš ňou ukázať, že si druhého skutočne počúval. Tvoja spätná väzba nemusí byť príliš dlhá ani komplikovaná. Stačí, keď povieš jednu alebo dve vety.

Tipy, ako zlepšiť komunikáciu

Nie každý vie, ako efektívne komunikovať. Pre niekoho je to veľmi prirodzené, pre iného zas nie. Ak patríš k ľuďom, ktorým robí problém rozprávať pred inými, netreba sa ničoho báť. Existuje niekoľko tipov, ako si svoj prejav rovnako ako počúvanie druhých vylepšiť:

• Buď stručný a konkrétny – stručnosť sa v dnešnom rýchlom svete cení. Jej nevýhodou je ale to, že sa kvôli nej niekedy vynechávajú podstatné veci. Svoj prejav alebo monológ sa snaž skrátiť, no buď dostatočne konkrétny. Vynechaj „vatu“ a zameraj sa len na relevantné údaje, fakty a čísla.
• To, čo chceš povedať, si dobre premysli – bojíš sa, že budeš hovoriť nelogicky a zložito? To, čo chceš povedať, si najprv premysli v hlave. Spíš si osnovu a následne to povedz. To isté platí aj pri písaní správ a e-mailov. Po napísaní si ich prejdi ešte raz a oprav chyby.
• Zapisuj si dôležité veci – keď je komunikácia zdĺhavá, poznač si tie najdôležitejšie informácie. Môžeš sa k nim neskôr vrátiť a doplniť ich, prípadne si ich nechať hovoriacim vysvetliť. To isté platí tiež vtedy, keď hovoríš. Ak nechceš na nič zabudnúť, spíš si základné body.
• Komunikáciu prispôsob osobe, s ktorou sa rozprávaš – používanie neologizmov a skratiek nie je síce zakázané, no uisti sa, že človek, s ktorým sa rozprávaš, im rozumie.

Efektívna komunikácia má niekoľko zásad. Ak ich všetky dodržíš, môžeš sa tešiť z tých najlepších výsledkov. Nie každý má však dar rečníctva a rozprávania. Keď ti chýba, pomôž si našimi praktickými tipmi. Uvidíš, že vďaka nim budeš schopný vyjadrovať sa logicky, zrozumiteľne a jasne.

V pracovnej sfére je efektívna komunikácia dôležitá rovnako tak na pozícii IT projekt manažéra, ako aj pri iných, kde sa vyžaduje tímová práca. Pozri si naše otvorené pracovné ponuky v msg life Slovakia a vyber si takú, ktorá spĺňa tvoje očakávania.