24

Čo je projektový manažment, projektové riadenie, klasický a agilný prístup

Projektový manažment je odbor, ktorý sa zameriava na efektívne riadenie projektov. Jedná sa o správne vedenie projektu, ktoré minimalizuje riziká zlyhania, a zvyšuje šance na úspech. Aj ty chceš získať schopnosť doťahovať projekty do úspešného konca? Zisti preto, čo je projektové riadenie a ako k nemu správne pristupovať.

Prečo používať projektové riadenie?

Správne projektové riadenie ti pomôže s organizáciou práce a poskytne ti detailný prehľad o stave projektu. Pomôže ti zmapovať ciele projektu a umožní sledovať všetky činnosti, ktoré tieto ciele pomôžu splniť.

3 hlavné výhody projektového riadenia:

  • väčšia pravdepodobnosť dosiahnutia stanoveného cieľa,
  • efektívnejšie využitie dostupných zdrojov,
  • naplnenie potrieb zúčastnených strán projektu.

Manažment projektu vs. priebežné činnosti – v čom je rozdiel?

Cieľom projektového riadenia je vytvoriť konečný produkt alebo realizovať určitý projekt. Tým sa projekty výrazne líšia od priebežných činností, ktoré treba robiť pravidelne.

Business as usual (BAU) činnosti sú realizované na pravidelnej báze a dlhodobo zaisťujú chod spoločnosti. Takouto činnosťou môžu byť napríklad tímové porady, tvorba dokumentácie, plnenie objednaných činností pre klientov či odpovedanie na e-maily. Tieto činnosti sú bežnou súčasťou dennej pracovnej náplne a špecifické riadenie pravdepodobne nepotrebujú.

Projekty, ktoré vyžadujú projektové riadenie sú také, ktoré:

  • vytvárajú alebo menia určitú vec – nové produkty/služby, inovácie procesov atď.,
  • majú jasný časový rámec (začiatok a koniec),
  • sú zložité z hľadiska práce alebo počtu zapojených ľudí,
  • vyžadujú riadenie zmien,
  • vyžadujú riadenie rizík.

Projektový manažment ako nástroj riadenia

Prístup k projektu voľ podľa jeho charakteristiky. Keďže žiadny projekt nie je rovnaký, neexistuje ani správny prístup k riadeniu projektu. Rozdielne by si mal pristupovať k projektu vývoja softvéru a k výstavbe novej kancelárskej budovy.

Projektová manažérka, mladá žena, stojí pri tabuli a ukazuje na ňu pred projektovým tímom.
Je dôležité zvoliť správnu formu projektového riadenia pre daný projekt.

Waterfall vs. Agile riadenie – dva prístupy projektového manažmentu

IT projektový manažér kvality sa v dnešnej dobe neriadi iba jedinou metódou projektového riadenia, ale často prepája rôzne postupy, aby ich maximálne prispôsobil svojmu projektu, klientom a celému tímu. Chceš vedieť, ktorú metódu zvoliť pre svoj projekt? Poďme si popísať výhody a nevýhody jednotlivých prístupov k riadeniu projektov.

Vodopád (waterfall model) – klasický prístup projektového manažmentu

Tradičný alebo vodopádový prístup (waterfall) spočíva v dôkladnom plánovaní na začiatku projektu a riadení všetkých aktivít počas jeho priebehu. Tento prístup je vhodný zvoliť v prípade, že máš jasne danú podobu cieľa a je potrebné spravovať všetky aktivity v rámci projektu. Vodopádový prístup vyžaduje popísaný cieľ, výstupy a plán projektu.

Klasický prístup (waterfall model) sa skladá z piatich fáz:

1. Iniciačná fáza (initiation)

Prichádza prvý impulz k vzniku projektu. Definujú sa jeho základné ciele a vykonávajú sa vstupné analýzy.

2. Plánovanie a návrh (planning and design)

Vytvára sa pracovná schéma. Na konci tejto fázy by si mal poznať časový rozsah aj detailný rozpočet.

3. Fáza realizácie (execution)

Počas tejto fázy plnia členovia tímu pracovné úlohy definované v pláne, aby včas splnili ciele projektu.

4. Kontrolná a testovacia fáza (monitoring and controlling)

Celý projekt je v jeho priebehu kontrolovaný a prípadne sa upravuje tak, aby sa dosiahol stanovený výsledok.

5. Uzavretie, dodanie a vyhodnotenie (completion)

Záverečná fáza projektu. Vyhodnocuješ výsledok aj samotný proces vzniku projektu. Vďaka tomu identifikuješ silné a slabé stránky, čo ti môže poslúžiť pri realizácii ďalších projektov.

Výhody klasického prístupu riadenia projektov:

  • lepšie sa kontroluje, pretože máme podrobné plány všetkých častí projektu (termíny, náklady, ciele a výstupy),
  • klient presne vie, čo dostane,
  • sú tu jasne a dostatočne definované role a kompetencie.

Nevýhody klasického prístupu riadenia projektov:

  • Nízka miera flexibility,
  • ak sa potreby klienta zmenia v priebehu projektu, nie je možné na nich okamžite reagovať,
  • testovanie prebieha až na konci projektu (vysoká pravdepodobnosť chýb).

Agilný prístup (Agile model) projektového manažmentu

Agilný prístup riadenia projektu je oveľa voľnejší ako tradičný prístup. Je vhodný pre projekty, ktoré sú charakteristické vysokou mierou neurčitosti (vopred nemožno kvalitne popísať a naplánovať všetko do detailu).

Stretnúť sa s ním môžeme napríklad pri vývoji softvéru. Medzi najznámejšie metodiky patrí napríklad Extrémne programovanie (XP), Scrum alebo Lean development. Pre dodržiavanie agilných metód v projekte môže dopomôcť Agile coach koučovaním tímu a manažérov.

Agilný prístup je založený na priebežnom upresňovaní cieľa projektu a kladie veľký dôraz na interakciu medzi konečnými užívateľmi a projektovým tímom. Vďaka tomu sú projekty schopné pružne sa prispôsobovať rýchlo sa meniacim podmienkam a požiadavkám zákazníka.

Agilný prístup má 4 základné hodnoty:

  • jednotlivci a interakcie pred procesmi a nástrojmi,
  • fungujúci softvér pred komplexnou dokumentáciou,
  • spolupráca so zákazníkom namiesto vyjednávania o zmluve,
  • reakcia na zmeny namiesto dodržiavania plánu.

Tieto základné hodnoty sú jadrom všetkých agilných prístupov k riadeniu projektov. Je z nich zrejmé, že agilné prístupy sú založené predovšetkým na spolupráci a ľuďoch. To sa týka nielen pracovných procesov, ale aj hotových výrobkov. To znamená, že cieľom je vytvoriť niečo funkčné, čo koncovému užívateľovi prinesie čo najväčšiu hodnotu.

Výhody agilného prístupu riadenia projektov:

  • flexibilita, vďaka ktorej je možné rýchlo reagovať na zmeny,
  • projektový tím má možnosť kreatívne riešiť vzniknuté problémy,
  • chyby sa odhalia včas vďaka pravidelným šprintom (rýchlym poradám),
  • projekt sa aktualizuje v priebehu a do všetkých fáz je zapojený aj klient.

Nevýhody agilného riadenia projektov:

  • nepredvídateľnosť. Nie je presne daný termín, rozpočet ani podoba výstupu projektu,
  • tím je poskladaný zo špecifických ľudí, ktorých je v prípade potreby ťažké zastúpiť,
  • je potrebná veľmi dobrá komunikácia v rámci tímu,
  • nehodí sa pre veľké projekty s niekoľkými tímami naraz.

Projektový manažment samozrejme nie je len o tom, či zvolíš tradičný alebo agilný prístup k riadeniu projektu. Úspešnosť tvojich projektov môžeš zvýšiť aj inak. Napríklad:

Zaveď softvér, aplikácie na riadenie projektov

Projektové riadenie sa nezaobíde bez kvalitných nástrojov. Jedným z nich je aj softvér alebo aplikácie na riadenie projektov. Vďaka nim získaš niekoľko výhod:

  • vieš, kto na čom pracuje,
  • každá úloha má daný termín a prideleného riešiteľa,
  • práca sa ľahšie deleguje,
  • celý tím môže efektívne pracovať aj na diaľku.

Využiť môžeš napríklad kanban zobrazenie (online nástenka), ktoré zobrazuje úlohy v prehľadných stĺpcoch.

Buď transparentný v rámci tímu

Tajomstvo dobre fungujúcich tímov a projektov je dôvera, dobrá komunikácia a úprimnosť. S tímom môžete napríklad absolvovať školenia na zlepšenie efektívnej komunikácie. Vďaka tomu získaš motivovaný tím a zvýšiš tak šance na úspešné dokončenie projektu. Ako taký tím vyzerá?

  • V rámci tímu môže ktokoľvek prísť so svojimi nápadmi a postrehmi.
  • Všetci majú vďaka nástroju na riadenie projektov prehľad o svojich úlohách, ale aj o úlohách kolegov.
  • Organizuješ pravidelné teambuildingy, ktoré utužujú vzťahy.
  • Projektový manažér má prehľad o tom, ako sa komu pracuje a pravidelne zbiera feedback (one-to-one schôdzky).
  • S organizáciou tímu pomôže Scrum Master. Je vodcom, ktorí pomája jednotlivím členom tímu s postupom práce, aby dosiahli úspech.

Úlohy zadávaj jasne a stručne

Nastav si pravidlá ohľadne zadávania úloh hneď na začiatku projektu. V akom softvéri budeš riešiť jednotlivé úlohy a ako? Čo všetko musí zadaná úloha obsahovať? Vyhneš sa tak prípadným nedorozumeniam.

Každá úloha by mala obsahovať:

  • stručné a jasné zadanie,
  • všetky potrebné materiály v prílohe (dokumenty, obrázky, screenshoty a pod.),
  • deadline a riešiteľa.
projektový tím piatich mladých ľudí sedí za stolom a pozerá do projektových materiálov
Na pravidelné stretnutia sú vhodné šprinty zo scrumu.

Maj pravidelné a efektívne tímové porady

Stretnutia a porady sú vo väčšine prípadov zdĺhavé a neefektívne. Nastav si preto pravidelné meetingy v rámci tímu. Využiť môžeš napríklad šprinty (scrum model), ktoré majú rôznu dĺžku.

V praxi to potom vyzerá tak, že jednotliví členovia tímu dostanú každý piatok zoznam úloh na budúci týždeň (týždenný šprint). V pondelok sa tím zíde, zhrnie prácu z minulého týždňa a uistí sa, že všetci rozumejú naplánovaným úlohám.

Ďalšie užitočné meetingy môžu byť tzv. retrospektívy. A to buď s jednotlivými členmi (one-to-one meetingy) alebo v rámci celého tímu. Počas týchto meetingov sa preberá doterajšia odvedená práca, spätná väzba aj návrhy na zlepšenie.

Pri manažmente projektu si zvoľ vhodný prístup a aplikuj tipy z tohto článku. Ak hľadáš voľné pracovné miesta v oblasti IT, pozri si naše pracovné ponuky pre IT developerov a testerov:

Voľné pracovné ponuky

Vyber si z pracovných ponúk a získaj bonus

Pracovné ponuky
hr manažér mladá žena profilová foto

Potrebuješ viac informácií?

Zisti viac o našej spoločnosti alebo o voľných pracovných miestach. Napíš nám a pridaj sa do nášho tímu.