Čo je projektový manažment, projektové riadenie, klasický a agilný prístup
Čo je projektový manažment?
Čo je projektový management? Projektový manažment je odbor, ktorý sa zameriava na efektívne riadenie projektu. Jedná sa o správne vedenie projektu, ktoré minimalizuje riziká zlyhania, a zvyšuje šance na úspech. Obzvlášť ak ide o IT projektový manažment. Aj ty chceš získať schopnosť doťahovať projekty do úspešného konca? Zisti preto, čo je projektové riadenie a ako k nemu správne pristupovať.
Prečo používať projektové riadenie?
Správne projektové riadenie ti pomôže s organizáciou práce a poskytne ti detailný prehľad o stave projektu. Pomôže ti zmapovať ciele projektu a umožní sledovať všetky činnosti, ktoré sú nápomocné pri splnení týchto cieľov.
3 hlavné výhody projektového riadenia:
- väčšia pravdepodobnosť dosiahnutia stanoveného cieľa
- efektívnejšie využitie dostupných zdrojov
- naplnenie potrieb zúčastnených strán projektu
Manažment projektu vs. priebežné činnosti – v čom je rozdiel?
Cieľom projektového riadenia je vytvoriť konečný produkt alebo realizovať určitý projekt. Tým sa projekty výrazne líšia od priebežných činností, ktoré treba robiť pravidelne.
Činnosti business as usual (BAU)sú realizované na pravidelnej báze a dlhodobo zaisťujú chod spoločnosti. Takouto činnosťou môžu byť napríklad tímové porady, tvorba dokumentácie, plnenie objednaných činností pre klientov či odpovedanie na e-maily. Tieto činnosti sú bežnou súčasťou dennej pracovnej náplne a špecifické riadenie pravdepodobne nepotrebujú.
Projekty, ktoré vyžadujú projektové riadenie sú také, ktoré:
- vytvárajú alebo menia určitú vec – nové produkty/služby, inovácie procesov atď.,
- majú jasný časový rámec (začiatok a koniec),
- sú zložité z hľadiska práce alebo počtu zapojených ľudí,
- vyžadujú riadenie zmien,
- vyžadujú riadenie rizík.
Projektový manažment ako nástroj riadenia
Prístup k projektu voľ podľa jeho charakteristiky. Keďže žiadny projekt nie je rovnaký, neexistuje ani správny prístup k riadeniu projektu. Rozdielne by si mal pristupovať k projektu vývoja softvéru a k výstavbe novej kancelárskej budovy.
Waterfall vs. Agile – dva prístupy projektového manažmentu
IT projektový manažér kvality sa v dnešnej dobe nedrží iba jednej metódy projektového riadenia, ale často prepája rôzne postupy, aby ich maximálne prispôsobil svojmu projektu, klientom a celému tímu. Chceš vedieť, akú metódu zvoliť pre svoj projekt? Poďme si opísať výhody a nevýhody jednotlivých prístupov k riadeniu projektov.
Klasický prístup projektového manažmentu – vodopád (waterfall model)
Tradičný alebo vodopádový prístup (waterfall) spočíva v dôkladnom plánovaní na začiatku projektu a riadení všetkých aktivít počas jeho priebehu. Tento prístup je vhodný zvoliť v prípade, že máš jasne danú podobu cieľa a je potrebné spravovať všetky aktivity v rámci projektu. Opakom sú agilné metódy riadenia. Vodopádový prístup vyžaduje na rozdiel od agilného riadenia projektu popísaný cieľ, výstupy a plán projektu.
Klasický prístup (waterfall ) sa skladá z piatich fáz:
1. Iniciačná fáza (initiation)
Prichádza prvý impulz k vzniku projektu. Definujú sa jeho základné ciele a vykonávajú sa vstupné analýzy.
2. Plánovanie a návrh (planning and design)
Vytvára sa pracovná schéma. Na konci tejto fázy by si mal poznať časový rozsah aj detailný rozpočet.
3. Fáza realizácie (execution)
Počas tejto fázy plnia členovia tímu pracovné úlohy definované v pláne, aby včas splnili ciele projektu.
4. Kontrolná a testovacia fáza (monitoring and controlling projektu)
Celý projekt je v jeho priebehu kontrolovaný a prípadne sa upravuje tak, aby sa dosiahol stanovený výsledok.
5. Uzavretie, dodanie a vyhodnotenie (completion)
Záverečná fáza projektu. Vyhodnocuješ výsledok aj samotný proces vzniku projektu. Vďaka tomu identifikuješ silné a slabé stránky, čo ti môže poslúžiť pri realizácii ďalších projektov.
Výhody klasického prístupu k riadeniu projektov:
- Lepšie sa kontroluje, pretože máme podrobné plány všetkých častí projektu (termíny, náklady, ciele a výstupy).
- Klient presne vie, čo dostane.
- Sú jasne a dostatočne definované roly a kompetencie.
Nevýhody klasického prístupu k riadeniu projektov:
- Vyznačuje sa nízkou mierou flexibility.
- Ak sa potreby klienta zmenia v priebehu projektu, nie je možné na ne okamžite reagovať.
- Testovanie prebieha až na konci projektu (vysoká pravdepodobnosť chýb).
Voľné pozície v oblasti Projektový management
Agilný prístup (Agile) projektového manažmentu
Čo je agilné riadenie? Agilný prístup riadenia projektu je oveľa voľnejší ako tradičný prístup. Agilné riadenie je vhodné pre projekty, ktoré sú charakteristické vysokou mierou neurčitosti (vopred nemožno kvalitne popísať a naplánovať všetko do detailu).
Čo je manažment v oblasti agilného riadenia (Agile project management) a realizácie projektu?
Predstavujem to strategický prístup k organizácii tímu a vykonávaniu projektu, ktorý zdôrazňuje hodnoty a princípy agilných metodík.
Agile metodológia kladie dôraz na flexibilitu, spoluprácu v tíme a rýchlu reakciu na zmeny počas vývoja projektu. Riadenie realizácie projektu v agilnom prostredí zdôrazňuje iteratívne cykly, pravidelnú spätnú väzbu a schopnosť prispôsobiť sa dynamickým požiadavkám, prioritám projektu a efektívnemu manažmentu rizík.
Agilný projektový manažment
Čo je to Agile a ako sa prejavuje, napríklad pri riadení projektov alebo vývoji softvéru? Agilné programovanie, známe aj ako agilný vývoj softvéru patrí medzi najznámejšie metodiky agilného spôsobu práce a patrí tu napríklad Extrémne programovanie (XP), metóda Scrum alebo Lean development. Pre dodržiavanie agilných metód v projekte môže dopomôcť Agile coach koučovaním tímu a manažérov.
Agilný prístup je založený na priebežnom spresňovaní cieľa projektu a kladie veľký dôraz na interakciu medzi konečnými používateľmi a projektovým tímom. Vďaka tomu sú projekty schopné pružne sa prispôsobovať rýchlo sa meniacim podmienkam a požiadavkám zákazníka.
Agilný prístup má 4 základné hodnoty:
- jednotlivci a interakcie pred procesmi a nástrojmi,
- fungujúci softvér pred komplexnou dokumentáciou,
- spolupráca so zákazníkom namiesto dohadovania o zmluve,
- reakcia na zmeny namiesto dodržiavania plánu.
Tieto základné hodnoty sú jadrom všetkých agilných prístupov k riadeniu projektov. Je z nich zrejmé, že agilné prístupy sú založené predovšetkým na spolupráci a ľuďoch. To sa týka nielen pracovných procesov, ale aj hotových výrobkov. To znamená, že cieľom je vytvoriť niečo funkčné, čo koncovému užívateľovi prinesie čo najväčšiu hodnotu.
Výhody agilného prístupu k riadeniu projektov:
- Flexibilita, vďaka ktorej je možné rýchlo reagovať na zmeny.
- Projektový tím má možnosť kreatívne riešiť vzniknuté problémy.
- Chyby sa odhalia včas vďaka pravidelným šprintom (rýchlym poradám).
- Projekt sa aktualizuje v jeho priebehu a do všetkých fáz je zapojený aj klient.
Nevýhody agilného riadenia projektov:
- Nepredvídateľnosť – nie je presne daný termín, rozpočet ani podoba výstupu projektu.
- Tím je poskladaný zo špecifických ľudí, ktorých je v prípade potreby ťažké zastúpiť.
- Je potrebná veľmi dobrá komunikácia v rámci tímu.
- Nehodí sa pre veľké projekty s niekoľkými tímami naraz.
Rozhovor v podcaste s našim scrum masterom Michalom
Náš scrum master Michal bol nedávno v podcaste Informatika s Mišom, kde rozprával na tému Čo je to scrum. Ak ťa zaujíma téma agilného vývoja a máš radšej hovorené slovo, vypočuj si podcast. Klikni na obrázok:
Projektový manažment, samozrejme, nie je len o tom, či zvolíš tradičný alebo agilný prístup k riadeniu projektu. Úspešnosť svojich projektov môžeš zvýšiť aj inak. Napríklad:
Zaveď softvér, aplikácie na riadenie projektov
Projektové riadenie sa nezaobíde bez kvalitných nástrojov. Jedným z nich je aj softvér alebo aplikácie na riadenie projektov. Vďaka nim získaš niekoľko výhod:
- Vieš, kto na čom pracuje.
- Každá úloha má daný termín a prideleného riešiteľa.
- Práca sa ľahšie deleguje.
- Celý tím môže efektívne pracovať aj na diaľku.
Využiť môžeš napríklad zobrazenie kanban (online nástenka), ktoré znázorňuje úlohy v prehľadných stĺpcoch.
Buď transparentný v rámci tímu
Tajomstvo dobre fungujúcich tímov a projektov je dôvera, dobrá komunikácia a úprimnosť. S tímom môžete napríklad absolvovať školenia na zlepšenie efektívnej komunikácie. Vďaka tomu získaš motivovaný tím a zvýšiš tak šance na úspešné dokončenie projektu. Ako taký tím vyzerá?
- V rámci tímu môže ktokoľvek prísť so svojimi nápadmi a postrehmi.
- Všetci majú vďaka nástroju na riadenie projektov prehľad o svojich úlohách, ale aj o úlohách kolegov.
- Organizuješ pravidelné teambuildingy, ktoré utužujú vzťahy.
- Projektový manažér má prehľad o tom, ako sa komu pracuje a pravidelne zbiera feedback (schôdzky one-to-one).
- S organizáciou tímu pomôže scrum master. Je vodcom, ktorí pomája jednotlivím členom tímu s postupom práce, aby dosiahli úspech.
Úlohy zadávaj jasne a stručne
Nastav si pravidlá ohľadne zadávania úloh hneď na začiatku projektu. V akom softvéri budeš riešiť jednotlivé úlohy a ako? Čo všetko musí zadaná úloha obsahovať? Vyhneš sa tak prípadným nedorozumeniam.
Každá úloha by mala obsahovať:
- stručné a jasné zadanie,
- všetky potrebné materiály v prílohe (dokumenty, obrázky, screenshoty a pod.),
- deadline a riešiteľa.
Maj pravidelné a efektívne tímové porady
Stretnutia a porady sú vo väčšine prípadov zdĺhavé a neefektívne. Nastav si preto pravidelné mítingy v rámci tímu. Využiť môžeš napríklad šprinty (scrum model), ktoré majú rôznu dĺžku.
V praxi to potom vyzerá tak, že jednotliví členovia tímu dostanú každý piatok zoznam úloh na nasledujúci týždeň (týždenný šprint). V pondelok sa tím zíde, zhrnie prácu z minulého týždňa a uistí sa, že všetci rozumejú naplánovaným úlohám.
Ďalšie užitočné mítingy môžu predstavovať tzv. retrospektívy, a to buď s jednotlivými členmi (mítingy one-to-one), alebo v rámci celého tímu. Počas týchto mítingov sa preberá doterajšia odvedená práca, spätná väzba aj návrhy na zlepšenie.
Pri manažmente projektu si zvoľ vhodný prístup a aplikuj tipy z tohto článku. Ak hľadáš voľné pracovné miesta v oblasti IT, pozri si naše pracovné ponuky pre IT developerov a testerov, napr. Senior softvérový vývojár alebo IT test manager.
