6 užitočných Excel funkcií, ktoré by si mal poznať
Program Excel ponúka obrovské množstvo funkcií, ktoré ti uľahčia a urýchlia vykonávanie pracovných úloh. Tieto funkcie za teba rýchlo a efektívne vykonajú prácu s údajmi v tabuľke, ktorú by si inak musel robiť manuálne. Prinášame ti najpraktickejšie Excel vzorce a funkcie, ktoré sa ti rozhodne zídu.
Článok slúži ako také menšie školenie v programe Excel, vďaka ktorému budeš mať jeho funkcie v malíčku. Užitočné Excel funkcie ti natoľko uľahčia prácu, že tabuľky ti už nikdy nebudú robiť starosti. Zistíš, že mnohé úpravy nemusíš vykonávať po jednom a stráviť tým dlhé minúty či dokonca hodiny. Si pripravený naučiť sa niečo nové, alebo už všetky tieto funkcie ovládaš?
Odstráň zbytočné medzery s funkciou TRIM
Funkcia TRIM je najzákladnejšou, ale aj jednou z najdôležitejších funkcií programu Excel. Slúži na orezanie a odstránenie nadbytočných medzier akejkoľvek bunky. Excel funkcia TRIM je užitočná vtedy, keď z databázy vytiahneš akékoľvek údaje a následne v nich uvidíš množstvo medzier. Funkcia TRIM odstráni každú medzeru z textu, okrem samostatne stojacich medzier medzi slovami.
Príklad: Vzorové údaje nakopíruješ do tabuľky a následne prilepíš do bunky A1, ktorá je v novom hárku v Exceli. Ak potrebuješ, aby vzorec zobrazil relevantné výsledky, označíš ich, klikneš na F2 a nakoniec stlačíš ENTER. Potom zadáš vzorec: =TRIM (“ Zisky za posledný rok “). Funkcia odstráni koncové a začiatočné medzery, ktoré sa nachádzajú v texte daného vzorca. Výsledkom bude nasledovný text: “Zisky za posledný rok”.
Nauč sa používať funkciu VLOOKUP
Funkcia VLOOKUP je jednou z najznámejších a najlepších funkcií tohto programu, pretože spája údaje z tabuľky podľa tebou zadaných potrieb. Táto Excel funkcia vyhľadá špecifické informácie z tabuľky a skopíruje ich do inej tabuľky.
Príklad: Funkcia je praktická vtedy, ak v tabuľke potrebuješ nájsť určitý obsah. Takýmto spôsobom sa dá napríklad vyhľadať cena automobilových komponentov na základe čísla dielu alebo meno zamestnanca podľa jeho identifikácie.
Na zostavenie syntax funkcie potrebuješ 4 informácie:
- Hodnotu, ktorú chceš hľadať.
- Rozsah, v rámci ktorého sa vyhľadávaná hodnota nachádza. Funkcia VLOOKUP musí byť vždy len v prvom stĺpci rozsahu. V prípade, že hodnota, ktorú hľadáš, je v bunke C2, rozsah sa musí začať stĺpcom C.
- Číslo stĺpca v rozsahu, v ktorom je uvedená vrátená hodnota. Ak zadáš rozsah C2:D10, stĺpec C by si mal počítať ako prvý stĺpec a stĺpec D ako druhý.
- Približnú zhodu alebo hodnotu FALSE/TRUE. V prípade, že potrebuješ približnú zhodu či hodnotu FALSE, môžeš namiesto toho zadať hodnotu TRUE. Týmto spôsobom dostaneš presnú zhodu vrátenej hodnoty. Ak nezadáš nič, tak predvolená hodnota bude stále len TRUE alebo približná zhoda.
Podobná je aj HLOOKUP funkcia – medzi ňou a VLOOKUP existuje iba malý rozdiel. VLOOKUP (V) hľadá informácie vertikálne, čiže ich vyhľadáva v stĺpcoch. Funkcia HLOOKUP (H) hľadá informácie horizontálne, teda v riadkoch.
TIP: Vyskúšaj aj funkciu XLOOKUP. Ide o vylepšenú verziu funkcie VLOOKUP, pretože táto Excel funkcia funguje v ľubovoľnom smere a taktiež vráti do tabuľky presné zhody.
Spočítaj bunky podľa zadaného kritéria s funkciou SUMIF
Funkcia SUMIF sa využíva na spočítanie buniek podľa zadaného kritéria. Môžeš ju použiť napríklad na zrátanie ziskov, ktoré si dosiahol v určitom časovom období. Funkcia SUMIF sa zapisuje v tvare: =SUMIF(rozsah,kritérium,[rozsah_súhrnu]).
Čo znamenajú údaje v zátvorke?
- Rozsah zadávame pre bunky, ktoré potrebujeme vyhodnotiť.
- Kritériá obmedzujú alebo vyberajú len istú časť tabuľky či bunky, ktorá bude následne vyhodnotená.
- Rozsah_súhrnu sa týka buniek, ktoré je po vyhodnotení kritérií potrebné spočítať.
Príklad: Ak máš v tabuľke uvedené čísla objednávok, ceny, pobočky a všetky údaje z objednávky a chceš zistiť súčet cien len pre určitú pobočku, táto funkcia ti dozaista pomôže.
Vedel si, že…
… Každé textové kritérium, prípadne všetky kritériá v rámci funkcie SUMIF, ktoré majú matematické a logické symboly, musia byť uzavreté do úvodzoviek, ktoré sú dvojité („)? V prípade, že ide o číselné kritérium, zadávanie dvojitých úvodzoviek nie je nutné.
Vyhodnocuj zadanú podmienku s funkciou IF
Logická Excel funkcia IF je potrebná na vyhodnocovanie zadanej podmienky a pre vrátenie jednej z hodnôt výsledkov. Primárna podmienka je vyhodnotená ako TRUE, čiže pravdivá, tzv. splnená podmienka. Opačným prípadom je FALSE, teda nepravdivá, nesplnená podmienka. Zápis funkcie IF vyzerá takto: =IF(logický_test;[hodnota_ak_pravda];[hodnota_ak_nepravda]).
Excel funkcia IF je užitočná vtedy, keď potrebuješ zistiť, či klient vykonal nákup nad určitú sumu. Ak danú podmienku splnil, získa darček. Na podobný typ úloh je funkcia IF ako stvorená.
Ako vyzerá zápis funkcie IF?
=IF(logický_test;[hodnota_ak_pravda];[hodnota_ak_nepravda])
- Logický_test je ľubovoľná hodnota, ktorú potrebuješ vyhodnotiť. Hodnota bude skontrolovaná z dôvodu zistenia, či bola alebo nebola splnená.
- Hodnota_ak_pravda predstavuje hodnotu, vzorec či text, ktorý dostaneš, keď je údaj v poli logický_test vyhodnotený ako TRUE, čiže splnený.
- Hodnota_ak_nepravda zosobňuje hodnotu, vzorec alebo text, ktorý bude vrátený v prípade, že je výraz v poli logický_test vyhodnotený ako FALSE, čiže nesplnený.
Vedel si, že…
… Excel funkcia IF nedokáže vyhodnotiť viac podmienok, lebo sa používa iba pre jednu podmienku? Ak ich potrebuješ vyhodnotiť viacero, musíš siahnuť po funkciách AND a OR. Excel funkcia IF je s nimi kombinovaná, takže spoločne dokážu vytvoriť potrebnú funkciu.
Spočítaj jednotlivé hodnoty s funkciou SUM
Funkcia SUM slúži na jednoduché sčítavanie hodnôt. Pomocou nej môžeš spočítať jednotlivé hodnoty, rozsahy či odkazy na bunky. Rovnako je možná aj kombinácia spomínaných troch údajov. Ak máš napríklad v rozsahu C7:C12 6 buniek s číselnými hodnotami, funkcia SUM ich rýchlo zráta. Vzorec pre spočítanie by bol: =SUM(C7:C12).
Funkcie Excelu RIGHT, LEFT, MID
Tieto textové Excel funkcie sa používajú na uchopenie konkrétnej časti z textu. Vďaka nim môžeš z číselného a textového reťazca vybrať len nejakú časť. Každá funkcia podľa svojho pomenovania pomáha vybrať určitý počet textových alebo číselných znakov sprava, zľava alebo zo stredu.
Funkcia RIGHT je potrebná na vrátenie zadaného počtu znakov z pravej strany textového reťazca. Funkciu napíšeš nasledovne: =RIGHT(text; počet_znakov).
Funkcia LEFT zas slúži na vrátenie zadaného počtu znakov z ľavej strany textového reťazca. Zápis funkcie vyzerá takto: =LEFT(text; počet_znakov).
MID funkcia je ideálna na vrátenie istej časti textového reťazca od zadanej pozície a na základe zadaného počtu znakov. Zápis funkcie MID je takýto: =MID(text; počiatočná_pozícia; počet_znakov).
Čo znamenajú údaje v zátvorkách?
- Text označuje textový reťazec – obsahuje znaky, ktoré potrebuješ extrahovať.
- Počiatočná_pozícia je pozícia úplne prvého znaku, ktorý chceš vybrať.
- Počet_znakov určí počet znakov, ktoré majú byť vo finálnom výsledku.
Práca s Excelom môže byť hračka
Ak sa naučíš tieto základné a najviac používané funkcie, ušetríš si čas a mnohokrát aj zbytočný stres. Vďaka šikovným funkciám a ich vzorcom sa takisto vyhneš mnohým chybám, ktoré by mohli vzniknúť počas manuálnej práce s údajmi. Excel funkcie za teba všetko spravia bezchybne, rýchlo a efektívne . Navyše, ich znalosť zúročíš tiež v pracovnom živote, pretože na mnohých pracovných pozíciách je pokročilá práca s programom Excel potrebná i požadovaná.
Aj my hľadáme nových kolegov v oblasti IT s rôznymi vedomosťami a skúsenosťami, o ktorých sa môžeš dočítať viac v našej sekcii najnovšie pracovné ponuky. Samozrejme, Excel v sebe skrýva nekonečné množstvo ďalších funkcií. V tomto článku sme zhrnuli iba základné a užitočné funkcie a ich vzorce, ktoré by si mal ovládať. Pri študovaní ďalších funkcií Excelu ti prajeme veľa zdaru.
