Popis pracovnej pozície Project Management Officer – PMO IT

Čo bude tvojou úlohou?

Project Management Officer (niekedy nazývaný aj Project Support Officer) má prienik s niekoľkými podobnými pozíciami, ako sú Finance Controller, Project Controller, projektový koordinátor a projektový asistent.

Ako Project Management Officer budeš pravou rukou projektového a programového manažéra pri plánovaní a koordinácii administratívnych úloh v nástrojoch používaných v zákazníckom projekte. Osvojíš si projektové úlohy od prijatia zákazky až po fakturáciu.

Tvojimi hlavnými úlohami bude:

• plánovanie administratívnych úloh, kontrola a mesačná uzávierka,
• zodpovednosť za mesačný controlling,
• spolupráca s centrálnymi jednotkami, napr. fakturácia, financie, podnikový controlling či IT rovnako ako so všetkými manažérskymi rolami v zákazníckom projekte,
• prvá kontaktná osoba pre projektový tím,
• podpora prevádzkových a administratívnych projektových aktivít aj v interakcii s centrálnymi jednotkami.

Plánovanie základných úloh, kontrola a mesačná uzávierka zahŕňa:

• zabezpečenie infraštruktúry projektu v plánovacích a controllingových systémoch ERP a CRP, aktualizácia adresárov, mailových skupín,
• manažment údajov o zamestnancoch (zručnosti, kapacity, plánovanie dovolenky a pod.),
• príprava podkladov na fakturáciu podľa zmluvných podmienok a finančného kalendára,
• monitorovanie priebehu projektu a súvisiacich nevyhnutných krokov (napr. vyžiadanie odhadov zostávajúcich časov),
• rozpoznanie odchýlok plánu,
• spracovanie prognózy projektu v spolupráci s programovým manažérom,
• podpora projektu pri plánovaní prostredníctvom cieleného využívania štandardizovaných plánovacích nástrojov a pomôcok,
• výber a zavedenie vhodných alebo nových nástrojov a pomôcok v projekte (v prípade potreby s podporou odborníkov).

Doplnkové a administratívne úlohy pozostávajú z nasledujúcich úloh:

• príprava/spracovanie analýz, správ podľa špecifikácií projektového alebo programového manažéra,
• podpora pri tvorbe prezentácií, správa projektovej dokumentácie, príprava/implementácia Lessons Learned po koordinácii s projektovým alebo programovým manažérom,
• organizovanie interných a externých stretnutí, v prípade potreby aj moderovanie týchto stretnutí,
• príprava projektových podujatí,
• vytvorenie a údržba projektového obsahu v Confluence,
• schvaľovanie servisných objednávok,
• objednávanie a správa externistov,
• onboarding/offboarding zamestnanca.

Project Management Officer zakladá projekt v systémoch a zodpovedá za pravidelné reportovanie o aktuálnom stave na projekte. Odbremeňuje projektového a programového manažéra od administratívnych úloh a podieľa sa na štandardizovanom riadení zákazníckych projektov.

Tím Project Management Officera pozostáva z odborníkov, ktorí podporujú jeho, projektového a programového manažéra v zákazníckych projektoch so špecifickými úlohami projektu, ako aj s výberom a so zavádzaním štandardizovaných nástrojov, pomôcok a procesov definovaných QM.

Čo očakávame

Podmienkou pre prijatie kandidáta na pozíciu Project Management Officer je úspešne ukončené stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie I. alebo II. stupňa. Výhodou sú pracovné skúsenosti na podobnej pozícii v IT spoločnosti alebo vo finančných inštitúciách. Viac ako tvoj diplom nás však zaujíma, či máš:

• dobré znalosti a prehľad v oblasti účtovníctva, projektového riadenia alebo finančného controllingu,
• pokročilé znalosti Excelu a Office 365,
• skúsenosti s nástrojmi ako ERP, CRP, Jira, Confluence a Teams Collaboration.

Predpoklady úspešného kandidáta

Ak sa chceš stať súčasťou nášho tímu a podieľať sa na riadení zákazníckych projektov, musíš mať skvelý zmysel pre organizáciu, detail a schopnosť pružne reagovať na zmeny. Podpora pri plánovaní projektov si vyžaduje veľmi dobré logické a analytické myslenie, presnosť a samostatnosť rovnako ako výborné komunikačné schopnosti. Náš ideálny kandidát na pozíciu Project Management Officer aktívne navrhuje vylepšenia nástrojov, pomôcok a procesov a adresuje ich Quality Management tímu.

Hľadáme kolegu, ktorý je:

• rodený tímový hráč,
• pripravený na všetko a nebojí sa výziev,
• dôsledný,
• pozorný a presný,
• odhodlaný zabezpečiť čo najlepšiu kvalitu zákazníckeho projektu.

Ako Project Management Officer by si si mal byť istý v manipulácii s nástrojmi a pomôckami po obsahovej aj metodickej stránke. Zároveň očakávame, že ich dokážeš nielen samostatne používať, ale tiež školiť ich využitie a aplikáciu v zákazníckom projekte a bezpečne ich integrovať do procesov projektu.

Pracujeme v medzinárodnom tíme, ktorý riadi materská spoločnosť so sídlom v Nemecku. Od kandidátov preto vyžadujeme výbornú znalosť nemčiny, a to slovom aj písmom (minimálne na úrovni B2) a znalosť anglického jazyka (úroveň B1). V prípade záujmu ti tvoje jazykové schopnosti pomôžeme obnoviť alebo zlepšiť prostredníctvom odborných jazykových kurzov, ktoré našim zamestnancom bezplatne poskytujeme.

Projektový manažment v msg life Slovakia

• U nás sa budeš osobnostne i kariérne posúvať vo viacerých smeroch. Podporujeme široké možnosti vzdelávania pre tvoj pracovný, ale aj osobný rast. Môžeš využiť naše kurzy, semináre, workshopy a školenia, alebo zájsť do našej knižnice a vybrať si vhodnú literatúru o danej problematike.
• Získaš príležitosť vycestovať do zahraničia. Práca projektového manažéra si priam žiada absolvovanie pracovných ciest. V Nemecku sa stretneš s kolegami či so zákazníkmi a nadobudneš jedinečné príležitosti pre svoj kariérny rast.
• Ako Project Management Officer budeš mať v našej spoločnosti nenahraditeľné miesto. Presne preto túžime po ambicióznom manažérovi, ktorý je komunikatívny, flexibilný a je otvorený novým výzvam.
• Budeš dohliadať na medzinárodné projekty, v rámci ktorých zvládneš kooperáciu vlastného tímu a spoluprácu pri projektoch, ktoré budú v prípravnej fáze.
• Nezľakneš sa ani aktivít, akými sú definovanie rozsahu, ciele projektu, identifikovanie problémov či rizík a kontrola úloh, prostredníctvom ktorých bude zabezpečené nasadzovanie častí projektu. Následnú prípravu projektového plánu tak hravo zvládneš.
• Stretneš sa aj so senior projektovým manažérom, ktorý ti predstaví detaily projektového manažmentu. Naučí ťa získavať aktuálne poznatky v rámci vytvárania reportov, plánovania kapacít projektového tímu, alebo ti predvedie, ako sa vypracujú komplexné analýzy.