Effektive Kommunikation reduziert Fehler und erhöht die Produktivität nicht nur bei der Arbeit. Wie kann man das erreichen?
Auf die Frage, was Kommunikation ist, finden wir die Definition, dass es sich um den verbalen oder nonverbalen Prozess des Austauschs von Informationen, Ideen, Meinungen oder Gefühlen zwischen Einzelpersonen oder Gruppen handelt, um eine Botschaft zu vermitteln und sicherzustellen, dass sie richtig verstanden wird.
In diesem Artikel erfährst du:
Im Gegensatz dazu, wenn gefragt wird, was effektive Kommunikation ist, sprechen wir hier von der Fähigkeit, sich klar auszudrücken, verständnisvoll zuzuhören, offen für die Ansichten anderer zu sein und gegebenenfalls Konflikte oder Missverständnisse zu lösen. Sie beschleunigt die Erledigung von Aufgaben und bietet mehrere Möglichkeiten, um zum Ziel zu gelangen. Obwohl sie ein wichtiger Aspekt ist, fehlt sie in vielen Arbeitsteams. Das liegt daran, dass sie nicht natürlich ist und man sie lernen muss. Was braucht es alles für diese Art der Kommunikation?
Was ist effektive Kommunikation?
Um effektive Kommunikation zu verstehen, ist es notwendig, die klassische Kommunikation zu verstehen, der wir regelmäßig begegnen. Kommunikation ist ein grundlegender Aspekt der menschlichen Interaktion und hat mehrere Funktionen:
- informieren – du kannst Kommunikation nutzen, um eine Nachricht weiterzugeben, eine andere Nachricht hinzuzufügen oder eine Tatsache zu melden;
- anweisen – jemanden lehren, anweisen und anleiten, etwas zu tun;
- verhandeln und zustimmen – zu einer Lösung oder Vereinbarung kommen; einen Konflikt lösen;
- amüsieren – die Stimmung verbessern, eine andere Person oder mehrere Personen ablenken oder aufheitern;
- zu überreden – den Adressaten dazu zu bringen, seine Meinung zu ändern.
Kommunikation muss nicht nur gesprochen werden. Sie kann auch schriftlich erfolgen oder in Form von Gesten, Mimik und Körperbewegungen. Manche zählen auch die Kleidung und das allgemeine Erscheinungsbild einer Person zu dieser Gruppe.
Effektive Kommunikation ist eine der grundlegenden Arten der Kommunikation. Es handelt sich um eine Art von Gespräch, das eindeutig auf eine optimale Lösung ausgerichtet ist. Sie ist klar, direkt und in der Regel nicht konfrontativ. Sie versucht, zu Schlussfolgerungen zu gelangen, die für beide Parteien angemessen sind. Sie wird auch als durchsetzungsfähig bezeichnet. Durchsetzungsfähige Kommunikation bedeutet, dass sie es den Menschen erlaubt, ihre eigenen Ansichten und Bedürfnisse mit Nachdruck, aber auf angemessene und respektvolle Weise zu äußern.
Leider ist sie nicht natürlich. Das liegt vor allem daran, dass man dabei seine Vorurteile über Bord werfen und offen sein muss, was nicht so einfach ist. Wir alle haben Dinge, an die wir glauben, und Parteien, denen wir eher zugeneigt sind.
Obwohl manche Menschen sich von Geburt an besser ausdrücken können, müssen sie diese Fähigkeit ständig weiterentwickeln. Nur so können sie sicherstellen, dass sie auch in einem schwierigen Gespräch zu einem Ergebnis kommen.
Grundsätze einer effektiven Kommunikation
Jede effektive Kommunikation hat mehrere Prinzipien. Wenn du diese befolgst, kannst du sicher sein, dass Gespräche mit Kollegen oder Vorgesetzten viel angenehmer verlaufen werden. Ihr werdet schneller zu einem Ergebnis oder einer Lösung kommen, ohne zu streiten oder sich gegenseitig zu beleidigen.
Wenn du die Grundlagen effektiver Kommunikation lernen willst, solltest du dich an diese Regeln halten:
1. Höre aktiv zu
Zuhören ist eines der grundlegenden Elemente der Kommunikation. Du solltest deinem Gesprächspartner nicht nur zuhören, um zu antworten, sondern auch, um seine Einstellung herauszufinden. Aus dem, was er oder sie sagt, kannst du dir eine Meinung über ihn oder sie bilden. Du wirst herausfinden, ob ihr die gleichen Ansichten habt oder ob ihr völlig unterschiedlich seid.
Am Arbeitsplatz passiert es oft, dass Arbeitnehmer nicht genug zuhören. Dieses Ignorieren führt dazu, dass notwendige Informationen verloren gehen, was die Effektivität der Kommunikation mindert. Dinge, die von Anfang an hätten klar sein können, müssen wiederholt werden. Das erhöht die Zeit für die Erledigung der Aufgabe und verringert die tatsächliche Leistung der Mitarbeiter.
Im Allgemeinen gilt: Je tiefer die Verbindung zwischen Menschen ist, desto mehr hören sie zu. Konzentriere dich also darauf, gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen. So stellst du sicher, dass du nicht übergangen wirst, wenn du sprichst. Außerdem werden deine Teammitglieder Vertrauen zu dir aufbauen.
2. Sei direkt
Um den heißen Brei herumzureden oder vage zu reden, hat noch niemandem geholfen. Sei bei der Arbeit deutlich. Sage, was du tun willst oder wozu du Hilfe brauchst. Vergiss auf die langatmige Geschichten und Erklärungen. Die meisten haben keine Zeit, sich anzuhören, wie du zu deiner Aufgabe gekommen bist. Sie wollen wissen, was zu tun ist.
Wenn du deinen Kollegen oder Untergebenen gleich sagst, was du brauchst, ist es wahrscheinlicher, dass sie es tun. Wenn du jedoch drei Geschichten mit fünf Handlungssträngen vor der eigentlichen Anfrage erzählst, wirst du sie verwirren.
Vergiss nicht, die notwendigen Daten wie Fakten, Zahlen und Statistiken für dein Projekt oder deine Arbeit bereitzustellen. Wenn du noch einige Details hast, bereite diese zuvor. Lasse andere nicht warten. Ihre Konzentration nimmt von Minute zu Minute ab. Bereite dich gut auf deinen Monolog vor.
3. Springe nicht von einem Thema zum anderen
Effektive Kommunikation in einer Organisation bedeutet Genauigkeit, Klarheit und Ganzheit. Die ersten beiden haben wir bereits erläutert. Aber was bedeutet Ganzheit? Einfach, dass du Sätze und Gedanken beim Sprechen vervollständigst. Wenn du von Thema zu Thema springst, wirst du und deine Zuhörer verwirrt.
Wenn du dich nicht auf eine Sache konzentrieren kannst, sammle Punkte. Nutze sie, um über Dinge zu sprechen. Beschreibe zunächst Punkt Nummer eins. Gehe erst zu Punkt zwei über, wenn deinen Kollegen alles klar ist.
Achte als nächstes auf die Sätze selbst. Lange Sätze und Schachtelsätze sind nicht nur schwer zu bilden, sondern auch schwer zu verstehen. Den Sätzen darf es nicht an Logik fehlen. Schmeiße die sogenannte Watte in Form der Wörter einfach, nämlich, als ob, eigentlich, nun, hey, auf jeden Fall oder grundsätzlich weg. Diese Wörter fügen dem Satz in der Regel nichts hinzu und ziehen die ganze Rede unnötig in die Länge.
Der Vorteil der Ganzheit ist, dass die anderen, wenn du mit dem Reden fertig bist, nicht viele zusätzliche Fragen haben werden. Dadurch werden langwierige Erklärungen vermieden, die die Effektivität der Kommunikation beeinträchtigen würden.
4. Fokussiere dich auf nonverbale Kommunikation
Worte sind in der Kommunikation wichtig, aber vergiss nicht, dass auch deine Körpersprache die ganze Situation beeinflusst. Gestik gilt allgemein als Symbol für eine selbstbewusste und mutige Person. Das Gleiche gilt für eine ausgestreckte Haltung. Wenn du die Schultern hängen lässt und die Arme neben dem Körper verschränkst, machst du nicht den besten Eindruck auf andere. Du wirkst verkrampft und strahlst keine Autorität aus.
Der Einsatz nonverbaler Kommunikation beim Sprechen hilft dir, stärkere Beziehungen zu anderen aufzubauen, ganz zu schweigen davon, dass du mit ihrer Hilfe deine Botschaft effektiver vermitteln kannst. Aber denke nicht nur an dich selbst. Achte auch auf die Gestik der anderen Redner. So kannst du besser interpretieren, was diese zu sagen haben.
Die nonverbale Kommunikation ist sehr einfach zu trainieren. Du kannst Kurse besuchen oder Bücher und interessante Artikel lesen. Du kannst dich auch von einigen berühmten Persönlichkeiten inspirieren lassen, die ähnliche Kurse besucht haben. Mit zunehmender Erfahrung wird sich deine Sprache verbessern und es wird dir leichter fallen, sich mit anderen zu unterhalten.
5. Informiere andere Mitglieder des Teams
Wenn du ein effektiver Kommunikator sein willst, solltest du andere wissen lassen, worüber du sprechen wirst. So können sie sich auf das vorbereiten, was auf sie zukommt, und sich einen Überblick über das Gespräch verschaffen. Ein weiterer Vorteil des Informierens ist die Tatsache, dass es für die Zuhörer einfacher ist, das gesamte Wissen aufzunehmen.
Wenn du das Thema und die wichtigsten Punkte im Voraus nennst, wissen die anderen, was sie erwarten können. Du wiederholst es dann noch einige Male und stellst sicher, dass man dir auch wirklich zuhört.
6. Lasse dich nicht stressen
Stress und Ängste wirken sich negativ auf deine Rede aus. Sie führen dazu, dass du unlogisch sprichst und von Thema zu Thema springst. Bevor du mit jemandem sprichst, wiederhole, was du ihm sagen willst. Wenn du mehr zu sagen hast, mache dir kurze Notizen auf Papier oder auf deinem Handy.
Der nächste Schritt ist, den Stress loszuwerden. Das mag wie ein schwieriger Prozess erscheinen, aber in Wirklichkeit muss du nur einige grundlegende Atemübungen lernen. Du kannst auch vor dem Gespräch einige Übungen machen.
7. Vergiss nicht die Empathie
Einer der Grundsätze effektiver Kommunikation besteht darin, die andere Person zu verstehen und ihre Meinung zu respektieren. Dazu darf es dir nicht an Empathie fehlen. Nur durch Einfühlungsvermögen kannst du dich in die Gefühle anderer Menschen hineinversetzen.
Wenn jemand eine völlig andere Meinung als du vertritt, sage ihm, dass du ihn verstehst, aber dass deine Werte unterschiedlich sind. Versuche nicht, um jeden Preis mit ihm zu streiten oder zu argumentieren. Mit einer solchen Person würdest du nie etwas erreichen. Wenn ihr euch auf etwas einigen wollen, müsst ihr beide zurückstecken und einen Kompromiss finden.
8. Gebe Feedback
Feedback in der Kommunikation zu geben ist wichtiger als es scheint. Es ist eine der grundlegenden Fähigkeiten. Du kannst damit zeigen, dass du der anderen Person wirklich zugehört hast. Dein Feedback muss nicht zu lang oder kompliziert sein. Sage nur ein oder zwei Sätze.
Tipps zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit
Nicht jeder weiß, wie man effektiv kommuniziert. Für den einen ist es ganz natürlich, für den anderen nicht. Wenn du zu den Menschen gehörst, für die es nicht natürlich ist, vor anderen zu sprechen, muss du dir keine Sorgen machen. Es gibt ein paar Tipps, wie du dein Sprechen und dein Zuhören verbessern kannst:
- Fasse dich kurz und präzise. In der heutigen schnelllebigen Welt wird die Kürze geschätzt. Sie hat jedoch den Nachteil, dass sie manchmal dazu führt, dass wesentliche Dinge übersehen werden. Versuche, deine Rede oder deinen Monolog kurz zu halten, aber sei präzise genug. Lasse den Ballast weg und konzentriere dich nur auf Daten, Fakten und Zahlen.
- Überlege genau, was du sagen willst. Hast du Angst, unlogisch und kompliziert zu sprechen? Denke zuerst in deinem Kopf darüber nach, was du sagen willst. Schreibe die Gliederung auf und sage es dannach. Das Gleiche gilt für das Schreiben von Berichten und E-Mails. Nachdem du sie geschrieben hast, gehe sie noch einmal durch und korrigiere alle Fehler.
- Schreibe die wichtigen Dinge auf. Wenn die Kommunikation langwierig ist, solltest du die wichtigen Dinge aufschreiben. Du kannst später darauf zurückkommen und sie ergänzen oder sie dir vom Sprecher erklären lassen. Dasselbe gilt, wenn du selbst sprichst. Wenn du nichts vergessen willst, schreibe die wichtigsten Punkte auf.
- Passe die Kommunikation an deinen Gesprächspartner an. Die Verwendung von Neologismen und Abkürzungen ist zwar nicht verboten, aber vergewissere dich, dass dein Gesprächspartner sie auch versteht.
Effektive Kommunikation hat mehrere Prinzipien. Wenn du diese befolgst, kannst du die besten Ergebnisse erzielen. Aber nicht jeder hat die Gabe der Redekunst oder des Geschichtenerzählens. Wenn es dir daran mangelt, helfe dir mit unseren praktischen Tipps. Du wirst sehen, sie werden dir helfen, sich logisch und klar auszudrücken. Effektive Kommunikation ist am Arbeitsplatz wichtig, nicht nur in Führungspositionen, sondern auch in Jobs, die Teamarbeit erfordern. Werfe einen Blick auf unsere Stellenangebote und wähle dasjenige aus, das deinen Erwartungen entspricht.
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