6 užitočných Excel funkcií, ktoré by si mal poznať
Excel ponúka obrovské množstvo funkcií, ktoré ti môžu zlepšiť schopnosť vykonávať dôležité úlohy, ktoré sa týkajú aj tvojej práce. Nezáleží na tom, či si hlavou firmy, pracuješ v kancelárii, alebo si len náhodným používateľom Excelu. Prinášame ti najpraktickejšie Excel vzorce a funkcie, ktoré rozhodne musíš vedieť a urýchlia ti prácu. Excel tabuľky pre teba odteraz nebudú strašiakom, ale užitočným pomocníkom. Tu je šesť krokov, ako pracovať v Exceli efektívne.
Tabuľky v Exceli dokážu niekedy naozaj potrápiť. Okrem vytvorenia tabuliek v Exceli, filtrovania v Exceli, uzamknutia buniek v Exceli, grafov v Exceli, kontingenčnej tabuľky v Exceli, Excel funkcie násobenie či návodu ako zaokrúhliť čísla v Exceli existuje mnoho iných trikov, ako si prácu v Exceli urýchliť. Ber to ako také menšie školenie v programe Excel, vďaka ktorému budeš mať Excel funkcie v malíčku. Si pripravený naučiť sa niečo nové alebo o všetkých týchto funkciách máš naštudované všetko? Nenechaj sa viac vystrašiť Excel tabuľkou!
Odstráň zbytočné medzery s funkciou TRIM
Ide o najzákladnejšiu, ale aj najdôležitejšiu funkciu, programu Excel. Slúži na orezanie a odstránenie nadbytočných medzier akejkoľvek bunky. Excel funkcia TRIM je užitočná vtedy, ak z databázy vytiahneš akékoľvek údaje a následne uvidíš množstvo medzier. Funkcia TRIM odstráni každú medzeru z textu, okrem samostatne stojacich medzier medzi slovami.
Príklad: Údaje, ktoré sú vzorové, nakopíruješ do tabuľky a následne prilepíš do bunky A1, ktorá je v novom hárku v Exceli. V prípade, že chceš, aby vzorec zobrazil relevantné výsledky, označíš ich, klikneš na F2 a nakoniec stlačíš ENTER.
Zadáš vzorec: =TRIM (“ Zisky za posledný rok “). Funkcia odstráni koncové a začiatočné medzery, ktoré sa nachádzajú v texte daného vzorca. Výsledkom bude nasledovný text: “Zisky za posledný rok”. Akonáhle si osvojíš podobné vzorce v Exceli, tvoja práca bude omnoho pohodlnejšia.
Nauč sa používať funkciu VLOOKUP
VLOOKUP Excel je jednou z najznámejších a najlepších funkcií tohto programu, pretože spája údaje z tabuľky tak, ako to požaduje používateľ. Excel funkcia vyhľadá špecifické informácie z tabuľky a skopíruje ich do inej tabuľky.
Excel funkcia vlookup je praktická vtedy, ak potrebuješ nájsť obsah v tabuľke alebo rozsahu podľa riadka. Takýmto spôsobom sa dá vyhľadať aj cena automobilových komponentov na základe čísla dielu alebo meno zamestnanca podľa jeho identifikácie. Excel funkcie vlookup sú tam šikovným pomocníkom, ktorý ti ušetrí kopu času.
Na zostavenie syntax funkcie potrebuješ 4 informácie:
- Hodnotu, ktorú chceš hľadať.
- Rozsah, v rámci ktorého sa vyhľadávaná hodnota nachádza. Funkcia VLOOKUP musí byť vždy len v prvom stĺpci rozsahu. V prípade, že hodnota, ktorú hľadáš, je v bunke C2, rozsah sa musí začať stĺpcom C.
- Číslo stĺpca v rozsahu, v ktorom je uvedená vrátená hodnota. Ak zadáš rozsah C2:D10, stĺpec C by si mal počítať ako prvý stĺpec a stĺpec D ako druhý.
- Približnú zhodu alebo hodnotu FALSE/TRUE. V prípade, že potrebuješ približnú zhodu či hodnotu FALSE, môžeš namiesto toho zadať hodnotu TRUE. Týmto spôsobom dostaneš presnú zhodu vrátenej hodnoty. Ak nezadáš nič, tak predvolená hodnota bude stále len TRUE alebo približná zhoda.
Podobná je aj HLOOKUP funkcia – medzi ňou a VLOOKUP existuje iba malý rozdiel. VLOOKUP (V) hľadá informácie vertikálne, čiže ich vyhľadáva v stĺpcoch. Funkcia HLOOKUP (H) hľadá informácie horizontálne, teda v riadkoch.
TIP: Vyskúšaj aj funkciu XLOOKUP. Ide o vylepšenú verziu funkcie VLOOKUP, pretože táto Excel funkcia funguje v ľubovoľnom smere a taktiež vráti do tabuľky presné zhody.
Spočítaj bunky podľa zadaného kritéria s funkciou SUMIF
Funkcia SUMIF sa využíva na spočítanie buniek podľa zadaného kritéria. Môžeš ju použiť napríklad na zrátanie ziskov, ktoré si dosiahol v určitom časovom období. Funkcia SUMIF sa zapisuje v tvare: =SUMIF(rozsah,kritérium,[rozsah_súhrnu]).
Čo znamenajú údaje v zátvorke?
- Rozsah zadávame pre bunky, ktoré potrebujeme vyhodnotiť.
- Kritériá obmedzujú alebo vyberajú len istú časť tabuľky či bunky, ktorá bude následne vyhodnotená.
- Rozsah_súhrnu sa týka buniek, ktoré je po vyhodnotení kritérií potrebné spočítať.
Príklad: Ak máš v tabuľke napríklad uvedené čísla objednávok, ceny, pobočky a všetky údaje z objednávky a chceš zistiť súčet cien len pre určitú pobočku, táto funkcia ti dozaista pomôže. Excel funkcia sumif je tak ďalšia z pomôcok, ktoré by si mal začať aktívne využívať.
… Každé textové kritérium, prípadne všetky kritériá v rámci funkcie SUMIF, ktoré majú matematické a logické symboly, musia byť uzavreté do úvodzoviek, ktoré sú dvojité („)? V prípade, že ide o číselné kritérium, zadávanie dvojitých úvodzoviek nie je nutné.
Logická Excel funkcia IF je potrebná na vyhodnocovanie zadanej podmienky a jej vrátenie jednej z hodnôt výsledkov. Primárna podmienka je vyhodnotená ako TRUE, čiže pravda, tzv. splnená podmienka. Opačným prípadom je FALSE, čiže nepravda, nesplnená podmienka. Podmienky v Exceli patria k základným funkciám programu.
Excel IF funkcia je praktická vtedy, ak by si potreboval v tabuľke zistiť, či klient vykonal nákup nad nejakú sumu. Ak danú podmienku splnil, získa darček, v opačnom prípade ale nezíska nič. Na podobný typ úloh je funkcia IF Excel ako stvorená. Vyskúšaj si funkciu if v Exceli a sám uvidíš, že ide o veľmi praktickú pomôcku.
Ako vyzerá zápis funkcie IF?
=IF(logický_test;[hodnota_ak_pravda];[hodnota_ak_nepravda])
- Logický_test je ľubovoľná hodnota, ktorú potrebuješ vyhodnotiť. Hodnota bude skontrolovaná z dôvodu zistenia, či bola alebo nebola splnená.
- Hodnota_ak_pravda predstavuje hodnotu, vzorec či text, ktorý dostaneš, keď je údaj v poli logický_test vyhodnotený ako TRUE, čiže splnený.
- Hodnota_ak_nepravda zosobňuje hodnotu, vzorec alebo text, ktorý bude vrátený v prípade, že je výraz v poli logický_test vyhodnotený ako FALSE, čiže nesplnený.
… Excel funkcia IF nedokáže vyhodnotiť viac podmienok, lebo sa používa iba pre jednu podmienku? Ak ich potrebuješ vyhodnotiť viacero, musíš siahnuť po funkciách AND a OR. Excel funkcia IF je s nimi kombinovaná, takže spoločne dokážu vytvoriť potrebnú funkciu.
Spočítaj jednotlivé hodnoty s funkciou SUM
Funkcia SUM slúži na jednoduché sčítavanie hodnôt, kde je možné spočítať jednotlivé hodnoty, rozsahy či odkazy na bunky.
Rovnako je možná kombinácia spomínaných troch údajov, teda hodnoty, rozsahu a odkazu na bunky. Ak máš napríklad v rozsahu C7:C12 6 buniek s číselnými hodnotami, funkcia SUM ich rýchlo spočíta. Excel funkcia sum predchádza manuálnemu sčítavaniu a zefektívňuje prácu.
Funkcie Excelu RIGHT, LEFT, MID
Tieto textové Excel funkcie sa používajú na uchopenie konkrétnej časti z textu. Vďaka nim môžeš z číselného a textového reťazca vybrať len nejakú časť. Každá funkcia podľa svojho pomenovania pomáha vybrať určitý počet textových alebo číselných znakov sprava, zľava alebo zo stredu.
Funkcia RIGHT je potrebná na vrátenie zadaného počtu znakov z pravej strany textového reťazca. Funkciu napíšeš nasledovne: =RIGHT(text; počet_znakov).
Funkcia LEFT zas slúži na vrátenie zadaného počtu znakov z ľavej strany textového reťazca. Zápis funkcie vyzerá takto: =LEFT(text; počet_znakov).
MID funkcia je ideálna na vrátenie istej časti textového reťazca od zadanej pozície a na základe zadaného počtu znakov. Zápis funkcie MID je takýto: =MID(text; počiatočná_pozícia; počet_znakov).
Čo znamenajú údaje v zátvorkách?
- Text označuje textový reťazec – obsahuje znaky, ktoré potrebuješ extrahovať.
- Počiatočná_pozícia je pozícia úplne prvého znaku, ktorý chceš vybrať.
- Počet_znakov určí počet znakov, ktoré majú byť vo finálnom výsledku.
Práca s Excelom môže byť hračka
Ovládaš všetky z týchto základných funkcií v Exceli aj ty? Ich znalosť ti výrazne ušetrí množstvo času pri práci, ktorá by ti inak zabrala dlhé hodiny. Navyše, ich znalosť ti môže posunúť kariéru. Samozrejme, Excel v sebe skrýva neuveriteľné množstvo funkcií, o ktorých by sa dalo písať donekonečna. My sme ti ukázali stručný základ, ktorý by si mal vedieť aj ty. Ak ti akákoľvek funkcia v Exceli zefektívni prácu, pôjde o úspech.
